Иллюстрированный самоучитель по документообороту

Регистрационные формы и документы службы делопроизводства

Форма журнала регистрации входящих документов

Входящие документы включают корреспонденцию, поступающую от органов законодательной и исполнительной власти, служебную корреспонденцию, письма, заявления и обращения граждан.

Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу и номера дела, в которое подшивается документ.

Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.

Для контроля исполнения документов в журнале введена графа "Отметка об исполнении". Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.

Исполнителю документ передается под расписку в графе "Исполнитель".

Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

В зависимости от объема документооборота в организации для регистрации используются различные формы: журналы, картотека или учетные файлы на ПК.

Рекомендуется учетные файлы создавать в виде журнала и записывать данные с помощью электронных таблиц Excel, содержащих в первой строке заголовок информационного поля, а каждая последующая строка рассматривается как учетная запись.

Для регистрации документа в электронном виде создается таблица в книге Excel, заголовки которой находятся в первой строке, а каждая последующая строка рассматривается как учетная запись. При вводе записи в виде формы (команда Форма в меню Данные) появляется заголовок информационного поля, соответствующий названию столбца таблицы.

Для бумажного варианта регистрационной карточки можно создать соответствующую таблицу в приложении Word.

Образец Карточки регистрации документов на ПК