Регистрационные формы и документы службы делопроизводства
Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов
К исходящим документам относятся: распорядительные документы предприятия, письма в адрес иных организаций и граждан, приказы, издаваемые предприятием в процессе осуществления своих полномочий.
Отправляемые предприятием (исходящие) документы регистрируются в журнале, в который заносятся сведения о документе для справочно-информационной работы. В графе "Примечание" могут быть указаны номера документов-ответов на соответствующий исходящий и номера документов, подлежащих утверждению.
Регистрационный номер исходящего документа может состоять: из порядкового номера по журналу или из номера дела, в котором хранится копия документа, и порядкового номера.
| №исходящего документа | Дата | Получатель | Краткое содержание | Исполнитель | Отметка об исполнении |
| 7-04/305 | 12.11.01 | ЗАО "НЭЛС" | О закупке мебели | Сидоров | |
| 7-04/306 | 12.11.01 | ОАО "Техникс" | О пролонгации договора №15/01 | Фролов | |
| 7-04/307 | 13.11.01 | ООО "ТТТ" | Об аренде помещения | Сидоров |
Форма журнала регистрации приказов
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизии, договора и т. д.
Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например приказ №5, протокол №3 и т. п.
Журналы регистрации ведутся секретарем-референтом или службой делопроизводства предприятия.
Приказы по предприятию могут регистрироваться в специальном журнале или как внутренние документы в журнале регистрации внутренних документов.
| №п/п Регистрационный номер |
Дата | Кто подписал | Заголовок или краткое содержание |
Ознакомлены | Отметка об исполнении |
| 11 | 02.02.02 | Павлов В. В. | О приобретении ВТ | Стасова А. 0. |
Форма журнала регистрации заключенных договоров
Журнал регистрации заключенных договоров необходим для формирования плана работ, контроля за выполнением договоров и за проведением выплат по договорам.
Таблица заполняется для разных типов договоров: договоров на выполнение работ, на приобретение вычислительной техники, договоров на услуги, финансовых и кредитных договоров.
| №п/п | Номер договора Тип договора |
Дата заключения | Название договора | Состояние | Заказчик | Исполнитель | Стоимость (руб) |
| 1 | 12/услуги | 05.02.01 | Коммунальные услуги | Действующий | ЗАО "Север" | АОЗТ "Луч" Савин В. В. |
12500 |