Регистрационные формы и документы службы делопроизводства
Регистрация документа – это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.
Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.
Перечень документов, подлежащих утверждению
- Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)
- Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. д.)
- Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.)
- Перечни (должностей, работников, документов и т. д.)
- Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.)
- Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.)
- Программы (проведения работ, мероприятий, командировок)
- Структура и штатная численность
- Сметы (расходов, использования средств и т. д.)
Перечень документов, на которых ставится печать
На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.
- Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).
- Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.
- Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).
- Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.).
- Заявки (на оборудование и т. д.).
- Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).
- Командировочные и другие служебные удостоверения.
- Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.
- Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
- Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).
- Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).
- Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции).
- Свидетельства об открытии представительств.
- Смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.).
- Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.
- Спецификации (изделий, продукции и т. д.).
- Учредительные документы (устав, протокол и т. д.).
- Характеристики.
- Штатные расписания и изменения к ним.
Перечень документов, не подлежащих регистрации
В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.
- Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
- Графики, наряды, заявки.
- Сводки и информация, присланные для сведения.
- Учебные планы, программы.
- Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т. д.
- Прейскуранты, прайс-листы.
- Технические условия.
- Нормы и нормативы расходов материалов.
- Поздравительные письма.
- Пригласительные билеты.
- Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).
- Формы статистической отчетности.
- Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".
- Объяснительные записки.