Регистрационные формы и документы службы делопроизводства
Опись дел
При передаче дел в архив на них составляется опись. Опись составляется, как правило, на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности.
Каждое дело в описи получает своей порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
В конце описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Опись подписывается составителем и председателем ЭК предприятия, согласовывается с руководителем предприятия и утверждается сотрудником архива.
ОПИСЬ ДЕЛ №
за _________ год
| №п/п | Индексы дел | Заголовки дел | Дата дела | Количество листов в деле | Примечание |
| 1 | 1/22 | Приказы | 01.02.01. | 1 | |
| 2 | 3/протокол | Протокол собрания акционеров | 2 |
В опись включено ___ дел с №__________
(цифрами)
Должность Подпись И.О. фамилия
Итоговую запись к описи за _____________ года заверяю.
Наименование должности лица,
ответственного за работу с документами Подпись И.О. фамилия
Председатель экспертной комиссии
СОГЛАСОВАНО Подпись И.О. фамилия
Наименование должности руководителя Подпись И.О. фамилия
Внутренняя опись
Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой документации (наличие грифа секретности, особо ценные документы и т, п.).
Внутренняя опись составляется лицом, ответственным за документы дела, и подшивается в начале дела.
Для обеспечения сохранности документов, включенных в дело, все листы его нумеруют. В конце дела подшивается заверительный лист, в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов.
внутренняя опись
00.00.2001
документов дела №…
| №п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | №№листов дела | Примечание |
| 1 | 1/173 | 01.03.01 | протокол | 2 | |
| 2 | 3/173 | 02.03.01 | распоряжение | 2 |
Итого _______________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __
Должность Подпись И. О. Фамилия