Использование файлов объектов приложения и объектов данных предыдущих версий Access
Если база данных, созданная в ранней версии Access: 2.0, 95 или 97, впервые открывается в Access 2000 или 2002, появится диалоговое окно, предупреждающее о том, что база данных имеет более раннюю версию, поэтому она недоступна для изменений.
Предлагается преобразовать выбранную базу данных в формат Access 2000 или 2002, чтобы получить возможность работать с этой базой, изменяя структуру ее объектов, и использовать все возможности Access 2000 или 2002. Выбор результирующего формата в данном случае зависит от того, какой формат считается выбранным по умолчанию: Access 2000 или 2002. Чтобы выбрать тот или иной формат, перед преобразованием откройте какую-нибудь базу данных в Access 2002, выберите команду Сервис › Параметры (Tools › Options) и в появившемся диалоговом окне Параметры (Options) на вкладке Другие (Advanced) выберите желаемый формат в раскрывающемся списке Формат файла по умолчанию (Default File Format).
Чтобы преобразовать базу данных ранней версии в формат Access 2000 или 2002, необходимо выбрать переключатель Преобразовать базу данных (Convert Database) и нажать кнопку ОК. Появится диалоговое окно, в котором нужно указать имя и путь для сохранения базы данных в формате новой версии. После нажатия кнопки Сохранить (Save) в строке состояния отобразятся сообщения Преобразование (Converting), Компиляция (Compiling), Сжатие (Compacting) и Проверка системных объектов (Verifying System Objects). После удачного завершения преобразования появится предупреждающее диалоговое окно о том, что преобразованную версию больше нельзя будет использовать в предыдущих версиях Access, и откроется обновленная база данных.
При преобразовании базы данных Access ранней версии, в которой содержатся ссылки на таблицы в другой базе данных, удостоверьтесь, что внешние таблицы хранятся в файле с заданным именем в той же папке, на которую указывают ссылки. Если Access не найдет связанные таблицы в процессе преобразования базы данных, вы не сможете использовать преобразованную базу данных. Как только база данных преобразована в формат Access 2000 или 2002, необходимо переместить файл со связанными таблицами в нужную папку и переустановить связи на таблицы с помощью Диспетчера связанных таблиц. Преобразование баз данных не затрагивает связанные таблицы – файл, в котором хранятся эти таблицы, остается в формате предыдущей версии Access.
Если необходимо сохранить формат базы данных, например, когда разработка базы осуществляется в команде с сотрудниками, которые по каким-либо причинам пользуются ранней версией Access, возможно открытие текущей базы данных без преобразования. В этом случае объекты будут доступны только для просмотра, но не для редактирования. Если все же принято решение открыть базу данных ранней версии в Access 2002 без преобразования, следует выбрать переключатель Открыть базу данных (Open Database) в диалоговом окне, представленном на рис. 19.13, и нажать кнопку ОК. Access добавит в базу данных информацию, необходимую для того, чтобы прежняя версия могла работать в Access 2002, и откроет ее. Если в дальнейшем потребуется преобразовать эту базу данных в новый формат Access 2000 или 2002, откройте ее в Access 2002 и выберите команду Сервис › Служебные программы › Преобразовать базу данных (Tools › Database Utilities › Convert Database) и команду к формату Access 2000 (То Access 2000 File Format) или команду к формату Access 2002 (То Access 2002 File Format).
Использование файлов объектов данных предыдущих версий Access
Для разделенных баз данных возможно преобразование в формат Microsoft Access 2000 или 2002 только файла объектов приложения с сохранением прежней версии файла объектов данных. Связанный файл объектов данных может быть совместно использован пользователями, работающими с 16-разрядной версией Access, с Access 95, 97, 2000, 2002 и с Visual Basic версии 3.0 и выше. Присоединение связанной таблицы из файла объектов данных происходит без вывода предупреждающих диалоговых окон. Однако при этом нельзя будет воспользоваться некоторыми новыми возможностями Access 2000 или 2002, например, такими как репликация, при работе с файлами предыдущих версий.
Файлы баз данных ранних версий Access не следует преобразовывать в формат Access 2000 или 2002 в следующих случаях:
- некоторые пользователи приложения не перешли к операционной системе Windows 95 или Windows NT, а работают в Windows 3.x, поэтому не могут использовать ни полную, ни исполняемую версии Access 2000 или 2002;
- идет процесс преобразования нескольких файлов приложения из предыдущей версии в формат Access 2000 или 2002. При этом необходимо сохранять совместимость файлов объектов данных со всеми используемыми файлами объектов приложения до полного окончания процесса преобразования;
- база данных разделяется с пользователями приложений Visual Basic 3.0.
Если с помощью предыдущих версий Access разработано несколько приложений для рабочей группы, необходимо оставить разделяемый файл объектов данных в исходном формате до тех пор, пока все файлы объектов приложения не будут преобразованы в формат Access 2000 или 2002. Установление связи с таблицами и сохранение исходного формата файла объектов данных сопряжено с минимальными усилиями или совсем их не требует.