Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2003

Планирование базы данных

Планирование таблиц

Не подумайте, что достаточно лишь собрать максимум данных, записать их в одной большой таблице и надеяться на лучшее – таким образом создать реляционную базу данных невозможно. Таблица – это набор взаимосвязанных данных, размещенных в столбцах и строках. Термин реляционная база данных означает, что данные хранятся в нескольких связанных между собой таблицах.

В каждой из таких таблиц содержатся данные определенной категории – тематический набор данных одного типа. Другими словами, для данных каждой категории понадобится отдельная таблица (вообще-то все несколько сложнее, но на настоящем этапе такое определение вполне подходит).

Как вы уже знаете, таблица состоит из столбцов и строк (рядов). Столбец содержит поле – наименьшую единицу данных. Все поля вместе взятые составляют запись, а одна запись, в свою очередь, содержит данные для одной категории.

Звучит не очень-то понятно, не правда ли? Но не беспокойтесь, со временем ситуация прояснится, а пока что применим оговоренные концепции к создаваемой базе данных, определив категории в представленном ранее списке.

Изначально у нас имеется две категории – информация по каждому растению и данные каталога. Таким образом, получаем следующую таблицу.

На данном этапе Access не применяется, а мы пока что решаем, какие еще таблицы и поля следует создать. Более подробно о формировании таблиц рассказывается в главе 5, "Создание первых таблиц".

Скорее всего, порядок представления данных в таблицах 2 будет отличаться от того, который набумаге. Информация, приведенная на рис. 4.2, будет со временем разнесена по нескольким таблицам.

Поздравляем! Вы сделали первые шаги на пути организации данных. Немалая часть книги посвящена разделению данных на отдельные таблицы – этот процесс называется нормализацией или упорядочением. Пока что не стоит забивать голову лишними деталями. По мере изучения Access станет понятным, что планирование базы данных зависит в первую очередь от целесообразности выполняемых действий.

Вместо того, чтобы зазубривать технические параметры структуры базы данных, обратите внимание на следующие правила, которыми следует руководствоваться в процессе разработки собственных баз данных:

• правило 1 – разделяйте данные на наименьшие однотипные элементы;
• правило 2 – не храните два элемента в одном месте;
• правило 3 – указывайте уникальные характеристики каждого элемента базы данных.

Не зацикливайтесь на изначальной структуре базы данных. Для достижения наилучших результатов нам придется еще не раз ее менять.

Правило 1

Это правило гласит, что каждый элемент данных (поле) должен иметь наименьший размер. Оно использовалось ранее, при создании таблицы растений, однако едва ли может быть применено к таблице каталога. Хранение адреса в одном поле – неподходящее решение, оно нарушает первое правило.

Как известно, адрес состоит из нескольких составляющих: названия улицы, города и области, почтового индекса, а иногда еще и названия страны. Следовательно, поле адреса обычно содержит не менее пяти блоков данных.

Зачем же нужно разделять даже адрес? Дело в том, что работать с различными блоками данных в одном поле крайне неудобно. Предположим, вам понадобилась информация из определенного каталога, однако вспомнить его название никак не удается. Вы лишь припомнили, что издательство, выпустившее каталог, находится в Ленинградской области. Если запись о Ленинградской области содержится где-то посередине поля, между записями о Москве и России, найти ее будет непросто. С другой стороны, если создать отдельное поле для Ленинградской области, нужную запись останется поискать лишь в нем. Итак, изменяем таблицу каталога следующим образом.