Учет и хранение трудовых книжек
Учет движения трудовых книжек и вкладышей в них
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Данную книгу можно купить уже в готовом виде, а можно и изготовить самим. В этом случае необходимо соблюсти некоторые требования:
- обложка книги должна быть твердой, подойдет плотная бумага или картон формата А4, на ней необходимо наклеить этикетку с названием организации, самого журнала или книги, а также дату начала и окончания журнала:
- все листы сразу необходимо разграфить согласно унифицированной форме, пронумеровать, прошнуровать, (в идеале журнал должен быть скреплен сургучной печатью), заверить подписью руководителя работодателя (а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица). В заверительной надписи указывается количество пронумерованных прошнурованных листов (страниц).
В журнале также необходима подпись кадрового работника. Она может размещаться на обложке журнала (на лицевой или оборотной стороне), на последней странице журнала либо на каждой его странице.
Последний вариант, по мнению автора, предпочтительнее. Журнал ведется не один год, а за это время может смениться несколько кадровиков. В данном случае каждый новый работник будет отвечать за внесенные лично им записи.
Заполняется журнал по правилам заполнения трудовых книжек шариковой, чернильной либо гелевой ручкой с черными, синими, фиолетовыми чернилами. Никаких зачеркиваний и подчисток не допускается. Пользоваться корректирующей жидкостью также не стоит.
Если при заполнении сделана ошибка, то обычно ее исправляют также как неправильную запись в трудовой книжке: путем признания предыдущей записи в соответствующей графе недействительной.
Ниже в этой же графе вносятся правильные сведения.
Однако существует и еще один вариант. Изначально в журнал включают дополнительную графу "Примечания".
В случае ошибки, неверную запись зачеркивают аккуратно одной чертой, ниже в этой же графе вносят правильную запись, а в графе "Примечания" делают пометку "Исправлено в графе такой-то". Ниже ставится подпись и расшифровка кадрового работника и дата.
В журнал заносятся сведения об трудовых книжках и выданных вкладышах каждого работника, независимо от того на какой срок принят работник. Если на работу приняли работника, у которого вкладыш оформлен у предыдущего работодателя, то регистрируют только книжку, а не вкладыш в нее.
Журнал ведется до полного заполнения. Далее в нем проставляется дата окончания ведения, и он передается в архив, где хранится 50 лет.