Выдача трудовой книжки
Прекращение трудового договора
В соответствии со ст. 84.1 ТрК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и по его письменному заявлению другие документы, связанные с работой.
При выдаче трудовой книжки в нее должна быть внесена запись об увольнении. Кроме того, при выдаче трудовой книжки все записи, внесенные в нее за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.
Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки.
Например, в Определении Санкт-Петербургского городского суда от 02.09.09 №12030 указано, что суд обоснованно удовлетворил требования истца о взыскании заработной платы за время задержки выдачи трудовой книжки и изменении даты увольнения.
В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
При этом необходимо иметь в виду, что на практике встречались случаи, когда уволенный работник в судебном процессе заявлял, что он действительно получал конверт с письмом от работодателя, но в данном письме не содержалось требования явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, а, к примеру, был вложен чистый лист бумаги (направлена поздравительная открытка, какое-либо иное несущественное уведомление и тому подобное).
Таким образом, во избежание подобных ситуаций и для обеспечения возможности работодателя отстоять свою позицию в суде рекомендуется работодателю при отправке письма с уведомлением составить опись вложения (она заверяется сотрудниками почтового отделения), в которой четко указать, что работнику направляется требование явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте.
Также следует знать, что если проверка трудинспекции обнаружит трудовые книжки уволенных работников, работодателю грозит штраф до 50000 руб., возможно даже за каждый такой документ (ст. 5.27 КоАП РФ). Поэтому к такому уведомлению нужно подойти со всей ответственностью и составить его. Унифицированной формы нет, так что придется поработать самостоятельно. В уведомлении в обязательном порядке необходимо указать причину, по которой работнику необходимо забрать трудовую книжку, адрес, куда надлежит за ней явиться и часы работы соответствующего должностного лица.
Не забудьте также оповестить работника, что он может дать письменное согласие на пересылку его трудовой книжки по почте, так как это обязательное условие. И с отправкой уведомления не затягивайте, если работник не пришел на следующий день после увольнения – сразу отправляйте.
Выдача трудовой книжки в случае смерти работника или признания его безвестно отсутствующим оформляется с внесением записи об увольнении и может быть:
- выдана на руки одному из родственников работника под расписку;
- выслана по почте по письменному заявлению одного из родственников работника.
В данном случае в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается отметка о выдаче трудовой книжки родственнику работника (графы 12 и 13).