Заполнение титульного листа
В соответствии с Правилами №225 оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. То есть дата заполнения титульного листа может расходиться с датой приема на работу не более чем на 7 календарных дней.
Записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.
При оформлении титульного листа должны быть внесены следующие сведения:
Фамилия, имя, отчество указываются полностью (без сокращения или замены имени и отчества инициалами) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
Дата рождения указывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, загранпаспорта, водительских прав и др.)- В соответствии с Инструкцией №69 записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными): "06.02.1963";
Запись об образовании осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Пунктом 2.1 Инструкции №69 установлено, что существует 6 типов законченного образования и столько же типов незаконченного:
- основное общее;
- среднее общее;
- начальное профессиональное;
- среднее профессиональное;
- высшее профессиональное;
- послевузовское профессиональное.
Например, если у поступающего работника имеется только аттестат об окончании 9 классов средней школы, в трудовой книжке делается запись: "Основное общее", если работник закончил 11 классов, указывается "Среднее общее" и т.д.
Внесение сведений о получении работником в период работы нового образования осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);
Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов. Наименования профессий и должностей должны соответствовать штатному расписанию, иным локальным нормативным актам организации, трудовому договору.
Как правильно заполнить данную строку в трудовой книжке сотрудника, который только закончил школу?
Профессию работник приобретает только после получения профессионального образования. Специальность же присваивается после окончания среднего профессионального или высшего учебного заведения. Поскольку после окончания 9 или 11 классов у работника отсутствует профессиональное образование, строка для таких лиц остается незаполненной.
Дата заполнения согласно Инструкции №69 должна быть указана арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными), например: "01.11.2010". Однако не будет ошибкой, если эта дата будет занесена в буквенно-цифровой форме – так, как этого требует сама строка титульного листа: "01" ноября 2010 г.
Важно!
Напомним, что дата заполнения титульного листа может расходиться с датой приема на работу не более чем на 7 календарных дней;
Подпись владельца книжки заверяет правильность внесенных на титульный лист сведений (п. 2.2 Инструкции №69), необходимость приводить расшифровку подписи работника (инициалы, фамилию) отсутствует;
Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, должна быть проставлена разборчиво. Что означает "разборчиво", законодательно неустановленно, поэтому можно порекомендовать кадровым работникам вместо собственноручной подписи указывать полностью и разборчиво свою фамилию. Хотя некоторые специалисты считают иначе. По их мнению воспроизведение фамилии "разборчиво" не является подписью в действительном ее понимании, и в обоснование своей позиции ссылаются на п. 3.22 ГОСТа Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.03 №65-ст, согласно которому в состав реквизита "подпись" входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Причем под расшифровкой подписи понимается сначала указание инициалов физического лица и только потом фамилии, например "Е.В. Артюхова".
Следует отметить, что Правила №225 и Инструкция №69 прямо не указывают на необходимость руководствоваться данным ГОСТом при работе с трудовой книжкой, и сама трудовая книжка, строго говоря, не относится к организационно-распорядительной документации;
Печать той организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Проставлять печать необходимо и при оформлении новой трудовой книжки на первой странице (титульном листе).
Если у ИП нет печати.
Инструкция №69 утверждена в период, когда ИП не имели права вести трудовые книжки, поэтому в ней не учтены особенности ведения трудовых книжек ИП. Если трудовая книжка впервые заполняется ИП, на ее титульном листе должна стоять его печать. Несмотря на то, что гражданское законодательство не обязывает ИП иметь печать, рекомендуется ее изготовить и проставлять оттиск в трудовых книжках работников, впервые принимаемых на работу. Это поможет работникам в дальнейшем избежать проблем, связанных с исчислением страхового стажа.