Учет и хранение трудовых книжек
Особенности заполнения граф журнала учета
Графа 1 – указываются регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам по порядку, т.е. в порядке поступления: 1.2, 3…
Графы 2, 3, 4 – дата (в формате число (00), месяц (00), год (0000)) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша, вносится арабскими числами.
Чтобы не путаться (ведь не всегда дата приема на работу и заполнения трудовой книжки совпадают) в журнале проставляют дату приема работника на работу.
Графа 5 – фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки вносятся полностью. Указание инициалов недопустимо.
Графа 6 – указываются серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее. Если работник сдает трудовую книжку старого образца 1938 г., то в ней серии и номера нет. В этом случае в графе 6 делается прочерк.
Графа 7 – указывается должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее в соответствии со штатным расписанием.
Графа 8 – указывается наименование места работы (в том числе и структурное подразделение), куда принят работник.
Графа 9 – дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, например, для директора – протокол собрания учредителей, на основании которого произведен прием работника. Если в книге учета регистрируется вкладыш в трудовую книжку, в графе 9 делается прочерк.
Графа 10 – подпись ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку. При регистрации вкладыша в трудовую книжку в 10-й графе ставится подпись лицом, осуществляющие ведение книги учета.
Графа 11 – указывается в рублях сумма, полученная за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них. В случаях, когда данная сумма с работника не взимается, в данной графе ставится прочерк.
Графы 12 и 13 – заполняются при увольнении работника. В графе 12 указывается дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении. В графе 13 работника ставит свою подпись в подтверждение того, что он получил в этот день трудовую книжку.
Если во время работы у данного работодателя работнику оформляли вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, который зарегистрирован в книге учета отдельной строкой в момент его заведения.