Выгрузка отчетности в электронном виде
Выбор отчетов для выгрузки
Список отчетов содержит наименования форм бухгалтерской и налоговой отчетности, которые можно выгрузить на диск компьютера или на дискету в выбранном формате. Список может содержать не все формы отчетности, которые можно подготовить в программе, а только те, у которых имеется возможность выгрузки.
Слева от наименования формы можно поставить отметку, которая означает, что эта форма будет выгружаться. Отметки можно ставить и снимать в произвольном порядке, выбирая, таким образом, необходимые формы для выгрузки.
Кнопка "Вкл. все" справа от списка позволяет поставить отметки сразу у всех форм из списка, а кнопка "Откл. все" – снять все отметки.
Нажатием кнопки "Открыть" справа от списка или двойным щелчком мыши на наименовании формы в списке можно открыть соответствующую форму в режиме ввода и редактирования – например, для проверки правильности заполнения отчета.
Внимание!
Для того, чтобы форма была выгружена, она должна быть предварительно заполнена и сохранена на диске. Для сохранения формы служит кнопка "Сохранить" в диалоге управления формой отчетности.
Выбор периода
Управляющие элементы группы "За период", расположенные под списком отчетов, позволяют выбрать отчетный период, за который будут выгружаться формы отчетности.
Для выгрузки данных за квартал следует выбрать требуемый квартал кнопками "<" и ">". При выгрузке отчетности за квартал в целом будут выгружаться квартальные формы и месячные формы – за последний месяц квартала.
Для выгрузки данных за месяц следует установить флажок "Выгружать за месяц" и кнопками "<" и ">" выбрать месяц. Выгружены будут данные только месячных форм за указанный месяц. Квартальные формы при выгрузке будут проигнорированы, независимо от того, выбраны они в списке отчетов или нет.
Внимание!
Период, выбираемый при выгрузке отчетности, не связан с периодом, за который заполнена та или иная форма отчетности. Например, для выгрузки декларации по налогу на прибыль за 1-е полугодие в диалоге выгрузки все равно необходимо указать "2 квартал" соответствующего года.
Внимание!
Для выгрузки в электронном виде данных форм отчетности за прошлые периоды (например, при представлении исправительных отчетов), необходимо использовать комплект отчетности за соответствующий отчетный период. Например, если необходимо в 3-м квартале 2004 года представить в электронном виде исправительную декларацию по НДС за 1 квартал 2004 года, необходимо подготовить и выгрузить эту декларацию, используя комплект регламентированной отчетности за 1 квартал 2004 года, а не комплект за 3 квартал 2004 года. Это требования вызвано тем фактом, что форматы выгрузки данных отчетности время от времени меняются, даже если сами формы отчетности не изменялись.
Вывод данных отчетности в файл
Выгрузка данных отчетности может быть произведена как на дискету, так и на жесткий диск вашего компьютера.
Для выполнения выгрузки данных на дискету необходимо отметить соответствующий переключатель и выбрать из списка "На дискету" имя устройства, в котором находится дискета.
В поле "В каталог" следует указать каталог на жестком диске компьютера, куда будет произведена выгрузка форм отчетности. Можно не вводить имя каталога выгрузки вручную, а, нажав кнопку "Обзор" справа от поля для ввода имени каталога, открыть диалог для выбора нужного каталога. При повторном открытии диалога имя каталога выгрузки формируется автоматически – восстанавливаются предыдущие настройки.
Выгрузка
Для выполнения выгрузки данных отчетности в файл служит кнопка "Выгрузить данные отчетности в файл".
Имя текстового файла формируется автоматически и пользователем не редактируется. Файл будет записан в каталог, указанный в поле "Каталог выгрузки", или на дискету, в зависимости от указанных настроек.
Для выгрузки на дискету дискета должна быть заранее помещена в устройство, выбранное в реквизите "На дискету".
Просмотр файла выгрузки
Кнопка "Просмотреть" открывает для просмотра файл, в который были выгружены данные форм отчетности. Этот файл всегда содержит данные последней выгрузки, так как при каждой выгрузке (после нажатия кнопки "Выгрузить данные отчетности в файл") этот файл записывается заново.
Если файл выгрузки уже существует, он открывается для просмотра без проверки того, вносились ли изменения в формы отчетности уже после выгрузки. Поэтому, если после выполнения выгрузки вы редактировали формы отчетности, может возникнуть ситуация, когда данные в формах отчетности отличаются от тех, которые находятся в файле выгрузки. Чтобы избежать этого, всегда выполняйте выгрузку перед тем, как просмотреть ее результаты.