Организация встреч (совещаний)
Если сотрудник, включенный в список участников встречи, занят либо отсутствует или же выбранное для встречи помещение оказывается занято, графическое изображение встречи на диаграмме Ганта изменяет цвет на красный. При этом в нижней части формы документа появляется надпись, предупреждающая о невозможности проведения встречи с указанием причины.
Пользователь может либо исключить занятого сотрудника из списка участников (выбрать свободное помещение вместо занятого), либо, используя диаграмму Ганта, перенести встречу на другое время.
После того как время проведения встречи, занятость сотрудников и доступность помещения будут согласованы, изображение запланированной встречи на диаграмме возвращается к исходному (зеленому) цвету, а надпись в нижней части формы информирует об успешном назначении встречи с указанием помещения и времени.
Для того чтобы зарегистрировать новую встречу в условиях дефицита свободных помещений, рекомендуется следующая последовательность действии:
- Из формы документа Встреча с помощью кнопки Подобрать свободное помещение нужно вызвать форму с отображением свободных помещений и их текущим расписанием.
- Далее выбрать из списка помещение, наиболее подходящее для встречи, для удобства сверяясь с диаграммой Ганта.
- Провести документ Встреча, заняв тем самым выбранное помещение.
- Согласовать с сотрудниками время встречи.
- После согласования заполнить в документе Встреча список участников и повторно провести документ.
В случае если встреча по тем или иным причинам не может состояться, требуется уведомить об этом руководителя и получить разрешение на проведение встречи в другое время. Новый документ при этом создавать не нужно встреча назначается путем изменения и перепроведения уже созданного документа.
Если стоит задача зарегистрировать встречу в условиях дефицита времени сотрудников, рекомендуется поступать следующим образом:
- В форме документа Встреча подобрать сотрудников для участия во встрече, нажать кнопку Отображать занятость и ознакомиться с их расписанием на диаграмме Ганта. Если необходимо, изменить дату встречи.
- Подобрать период, свободный для всех выбранных сотрудников. Если время подобрать не удается, сообщить руководителю о конфликтах занятости. Получить распоряжения либо по их устранению, либо по новому времени встречи.
- Провести документ, заняв тем самым время выбранных сотрудников.
- Уточнить реальную занятость сотрудников в указанный период времени. Если согласование не удается, доложить руководителю о конфликтах занятости и вернуться к выбору времени и периода встречи.
- Если согласование состоялось, при необходимости задать помещение для встречи и повторно провести документ.
Замечание:
Пользователь может изменить время и место назначенной встречи, внеся необходимые изменения в соответствующий документ и перепроведя его. Встречу можно отменить, отменив проведение соответствующего документа.