Планирование отпусков
Планирование отпусков – это всегда компромисс между правом сотрудников на отдых и производственной необходимостью. Ошибки планирования чреваты демотивацией сотрудника или финансовыми затратами. Поэтому планирование отпуска – задача деликатная и требующая всесторонней информации о предстоящих мероприятиях, отпуск во время которых не желателен.
Традиционно результатом планирования отпусков является график отпусков, который составляется на один год.
Договоримся далее в этом разделе использовать следующую терминологию:
- Запланированный отпуск – отпуск, зарегистрированный в документе Планирование отпусков и еще не использованный сотрудником. В зависимости от состояния, указанного в документе, запланированные отпуска делятся на следующие:
- Утвержденные – отпуска, для которых в документе планирования отпусков указано значение состояния Утвержден; в графике отпусков отображаются зеленым цветом.
- Неутвержденные – отпуска, значение состояния которых Не утвержден; в графике отпусков отображаются серым цветом.
- Фактический отпуск – отпуск, уже использованный сотрудником. Использование отпуска регистрируется документом Отсутствия на рабочем месте со значением реквизита Причина – Ежегодный отпуск. В графике отпусков фактические отпуска отображаются синим цветом.
Процедура планирования
Процедура планирования отпусков предполагает следующие этапы:
- Подготовка механизма для ведения учета отпусков.
- Перенос остатков отпусков сотрудников на следующий год.
- Планирование важных мероприятий на год, т.е. еще до начала планирования отпусков необходимо определить промежутки времени, где отсутствие сотрудников нежелательно или невозможно в силу производственной необходимости.
- Создание сотрудниками или их руководителями документов с желаемыми отпусками.
- Принятие решения об утверждении отпусков, результатом которого будет соответствующее отражение записи в графике отпусков.
- Перепланирование отпусков, которым было отказано в утверждении (при необходимости).
Для того чтобы подготовить механизм планирования отпусков к использованию, пользователь открывает учетную политику и настраивает ее в соответствии с политикой предприятия. В отсутствие специальных настроек будут использоваться настройки учетной политики по умолчанию (дней отпуска 20, весь остаток отпуска переносится на следующий год, выходить в отпуск новые сотрудники могут после 6 месяцев работы).
В справочнике Должности организаций для тех сотрудников, которым по должности полагается больше календарных дней отпуска, чем подразумевается основным ежегодным отпуском, заполняется закладка Ежегодные отпуска.
Для правильной работы инструментов планирования отпусков необходимо также внести данные об имевшихся ранее отпусках, если они не внесены, и перенести остатки неиспользованных отпусков на следующий год.
Для ввода данных о прошлых отпусках достаточно создать один документ Планирование отпуска и внести в него отпуск на каждого сотрудника длительностью, равной сумме всех его отпусков. Для каждого отпуска требуется установить значение реквизита Состояние равным Утвержден и провести документ задним числом.
Для переноса остатков отпусков используется отчет Остатки отпусков, позволяющий рассчитать остатки для выбранного сотрудника. Также существует возможность автоматического расчета остатков отпусков для всех сотрудников в рамках выполнения регламентного задания. Остаток дней отпуска определяется по алгоритму.
Желательно заранее внести в систему данные по мероприятиям и встречам на период планирования отпусков.
Стиль и методы принятия решения по предоставлению отпуска сотруднику уникальны на каждом предприятии. Однако существует ряд факторов, которые непосредственно влияют на принятие такого решения:
- размер доступного сотруднику отпуска на день планируемого ухода в отпуск;
- должность сотрудника и подразделение, в котором он работает;
- список сотрудников, отпуск которых попадает в период утверждаемого отпуска;
- мероприятия, попадающие в период утверждаемого отпуска;
- дата планируемого увольнения.
Автоматизированный учет этих факторов позволяет в некоторой степени формализовать процедуру принятия решения по предоставлению отпусков.