Иллюстрированный самоучитель по документообороту

Объемные таблицы в Excel

Каждая ячейка в Excel имеет две координаты – номер строки и номер столбца. Поскольку рабочая книга состоит из нескольких рабочих листов (по умолчанию из трех), то ячейке можно присвоить третью координату – номер листа, которая представляет собой третье измерение, что позволяет говорить об объемных таблицах.

Использование рабочих книг с несколькими листами обеспечивает следующие преимущества:

• гибкость в оформлении рабочих листов;
• возможность консолидации (объединения) данных.

В рабочей книге с несколькими листами с помощью группировки листов можно изменять формат одного листа таким образом, что одновременно изменяются и другие листы. Книга с несколькими листами может быть использована для размещения каждого сегмента данных на разных листах, позволяя выполнять операции вычислений независимо или объединять и связывать данные.

Например, если однотипная информация по кварталам размещается последовательно на четырех рабочих листах, то пятый лист может содержать итоговые данные за год. Для суммирования значений по кварталам создается формула связывания данных с использованием ссылок с именами листов.

Трехмерные ссылки

Excel использует ярлыки листов для определения адреса листа. Имя каждого листа последовательно увеличивается на единицу, начиная с Лист! (Sheet!). Трехмерные формулы включают области, которые охватывают более одного листа, т. е. определяют диапазон листов, содержащих данные.

• Лист!: Лист2!В11
• Квартал!: Квартал4!А1:А10

Объединение листов

Для выполнения общего форматирования ячеек таблицы, ввода заголовков и однотипных данных используется группировка или объединение листов. Для объединения смежных листов:

1. Выделите ярлык первого листа.
2. Нажмите SHIFT и щелкните ярлык последнего листа.

Ярлыки объединенных листов станут выделенными. Для объединения несмежных листов:

1. Выделите ярлык первого листа.
2. Нажмите CTRL и щелкайте ярлыки тех листов, которые должны быть включены.

Ярлыки объединенных листов станут выделенными.

Для отмены объединения щелкните правой кнопкой ярлык любого листа из объединенных и в контекстном меню выберите Разгруппировать листы или щелкните ярлык любого листа, не принадлежащего к группе.

Упражнение

Создание общего заголовка для группы листов

1. Создайте в новой рабочей книге четыре листа с именами Отдел1, Отдел2, Отдел3 и Общий список.
2. Выберите ярлык листа Отдел1.
3. Нажмите SHIFT и щелкните ярлык листа Отдел3 (будут выделены листы Отдел1, Отдел2, Отдел3, которые должны быть включены в группу).
4. Выделите ячейку А1 и введите текст: Список сотрудников по отделам на 01.07.2000 г.
5. Примените форматирование шрифта Размер 12, Полужирный.
6. Выделите несколько соседних ячеек (А1:Е1 по размеру таблицы).
7. Нажмите кнопку Объединить и поместить в центре – на панели Форматирование.
8. Для отмены объединения листов щелкните ярлык листа Общий список, не принадлежащего к группе.
9. Просмотрите заголовки на трех листах (Отдел1, Отдел2, Отдел3) и убедитесь, что заголовка на листе Общий список нет.
10. Введите элементы списка по отделам.
11. Скопируйте введенные данные на лист Общий список и сохраните файл с именем Список_сотрудников.х1s.