Образцы документов, создаваемые с помощью приложений Office
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ.
Основными задачами секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора.
2.1. Ежедневно в установленные сроки получать и просматривать поступившие документы, проводить их регистрацию, выбирать документы, требующие немедленного рассмотрения, готовить их для доклада генеральному директору.
2.2. Готовить проекты резолюций на поступившие документы, согласовывая их с генеральным директором.
2.3. По указанию генерального директора планировать его рабочий день и обеспечивать выполнение плана.
2.4. Ежедневно вести контроль за сроками исполнения документов и устных поручений директора руководителями структурных подразделений; информировать его о состоянии исполнения..
2.5. Готовить по поручению генерального директора проекты документов, согласовывать их с руководителями структурных подразделений.
2.6. Осуществлять контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.
2.7. Готовить по поручению генерального директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполнять их редактирование, перепечатку и считку этих документов.
2.8. Еженедельно готовить для генерального директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.
2.9. Следить за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составлять тематические обзоры по ним и информировать генерального директора.
2.10. Контролировать сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.
2.11. По указанию генерального директора вести подготовку совещаний, обеспечивать оформление и хранение протоколов.
2.12. Организовывать выполнение указаний и поручений генерального директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа – и железнодорожных билетов, размещению командированных.
2.13. Организовывать работу приемной, регулировать поток посетителей, самостоятельно решать вопросы о возможности приема.
2.14. Контролировать подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывать описи и акты на уничтожение документов.
3. ОБЯЗАННОСТИ.
Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:
3.1. Сохранять конфиденциальность информации.
3.2. Выполнять распоряжения руководства.
3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов.
3.4. Обеспечивать сохранность документов.
3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.