Подготовка листов Excel к печати
Тема занятия. Компоновка страниц.
Вы уже умеете размещать в ячейках Excel числовые данные, выполнять расчеты и оформлять результаты в виде диаграмм. Осталось научиться распечатывать полученные документы. На занятии рассматриваются следующие операции, помогающие подготовить листы Excel к печати: | ориентация страницы;Ориентация и масштаб страницы
Давайте продолжим работу с файлом Электронная таблица.х1s и распечатаем некоторые из ее листов. В этом упражнении выполняется первый этап подготовки к печати – настройка ориентации страницы и масштаба выводимого листа. | Откройте файл Электронная таблица.xls.Настройка полей
Поля формируют пустую рамку вокруг информативной области страницы. Уменьшая их, можно немного увеличить размер печатаемой таблицы. | Снова щелкните на кнопке Страница. | В окне диалога Параметры страницы раскройте вкладку Поля (Margins), показанную на рис. 12.4. | Рис. 12.4.Добавление колонтитулов
Колонтитулы позволяют добавлять в нижнюю и верхнюю часть страниц заголовки и описания, дублирующиеся на всех страницах. Если таблица длинная, в колонтитуле удобно разместить ее название, номера страниц, название файла документа и листа, на котором размещена таблица.Сортировка и фильтрация. Сортировка данных.
Сортировка позволяет упорядочить строки таблицы в порядке возрастания или убывания данных одного или нескольких столбцов таблицы. Фильтрация дает возможность временно убрать из таблицы ненужные строки, не стирая их. | Сортировать данные приходится не только при печати документа.Фильтрация
При печати больших таблиц бывает удобно урезать их путем фильтрации интересующих вас строк. Предположим, что вам понадобилась информация только по трем клиентам, которые в мае имели максимальные объемы сделок. Чтобы выбрать соответствующие строки с помощью автофильтра, выполните следующие шаги.Выбор печатаемых объектов. Разбиение на страницы.
Кроме фильтров есть и другие способы уменьшить печатаемую область. Непосредственно перед печатью листа можно настроить режим печати заголовков столбцов, скрыть ненужные строки и столбцы, задать диапазон печатаемых ячеек и указать способ разбиения листа Excel на страницы.Скрытие строк и столбцов
Скрывать определенные ячейки можно не только с помощью фильтрации. Программа позволяет вручную указывать те столбцы и строки, которые временно нужно сделать невидимыми. Столбцы N и O листа Формулы содержат не слишком важную информацию, их не нужно печатать.Заголовки строк и столбцов
При печати листа на нескольких страницах заголовки столбцов или строк видны не на каждой из них. В нашем примере на второй странице нет названий месяцев. В такой ситуации полезно дублировать заголовки. Для этого выполните следующие шаги. | Выберите команду Файл › Параметры страницы.Задание диапазона ячеек
Чтобы распечатать только часть таблицы, не обязательно фильтровать ее или скрывать строки и столбцы. Можно просто указать диапазон тех ячеек, которые должны быть напечатаны. Обратите внимание, что на втором листе между заголовками столбцов и числами таблицы имеется большой пропуск.Настройка диаграмм
Листы, целиком занятые диаграммами, имеют те же параметры печати, что и стандартные. Однако вкладка Лист окна диалога Параметры страницы для этих листов заменена вкладкой Диаграмма (Chart). | Щелкните на корешке листа Диаграмма. | Выберите команду Файл › Параметры страницы.Контрольное упражнение. Подведение итогов.
Если, изучая упражнения этого занятия, вы были достаточно внимательны, то без труда сможете выполнить проверочное задание. | Откройте файл Электронная таблица,xls. | Разверните лист Расходы. | Задайте книжную ориентацию страницы. | Установите поля сверху и снизу по 5 см, а справа и слева по 3 см.