Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Office XP

Контакты

• Тема занятия. Список контактов.

  Outlook предлагает множество инструментов управления большим списком контактов – записей, содержащих информацию о ваших знакомых и коллегах. Опираясь на библиотеку контактов, можно быстро отправлять адресатам электронные сообщения, планировать совещания, выполнять необходимые телефонные звонки и многие другие действия, часть из которых рассматривается на этом занятии: | создание контакта;

• Добавление контакта

  Чтобы добавить новый контакт, выполните следующие шаги. | Запустите Outlook. | Выберите в панели ярлыков Outlook значок Контакты (Contacts). | В панели инструментов щелкните на кнопке Создать. Откроется окно бланка контакта, показанное на рис. 20.1.

• Редактирование контакта

  Со временем у людей меняются адреса и телефоны, а иногда вы просто узнаете дополнительную информацию, которую следует добавить в контакт. Во всех таких случаях приходится редактировать контакты. Чтобы изменить контакт, отыщите его в папке.

• Список рассылки

  Кроме одиночных контактов в папке можно размещать списки рассылки, которые являются группами контактов. Предположим, у вас есть четыре заместителя и большинство директив приходится рассылать всем четырем.

• Работа с контактами. Планирование совещания.

  Записанный контакт с данными о человеке или организации позволяет существенно экономить время. С помощью инструментов Outlook можно отправить по адресу контакта электронное сообщение, послать приглашения на совещание согласно адресам, указанным в списке контактов, и даже позвонить по телефонному номеру, зафиксированному в контакте. Вам не придется повторно вводить адреса и телефоны.

• Отправка письма

  Не всегда можно лично встретиться с человеком. Многие документы приходится пересылать по электронной почте. Это упражнение научит вас отправлять текст, набранный в Word, по адресу, записанному в папке контактов. В подобных ситуациях удобнее всего воспользоваться мастером писем.

• Запись в дневнике

  Дневник может хранить не только записи о работе с теми или иными приложениями Office. Вы можете самостоятельно заносить сообщения в дневник, сохраняя хронологию определенных событий. Давайте, используя технологию "перетащить и оставить", занесем в дневник запись о взаимодействии с человеком, указанным в контакте.

• Телефон

  Вы помните, что в начале занятия при создании контактов вы заносили в них номера телефонов людей. Если в компьютере установлен модем, подключенный к телефонной линии, наличие этой информации позволяет автоматически набирать номер телефона человека, с которым вы хотите связаться.

• Контрольное упражнение. Подведение итогов.

  Чтобы попрактиковаться в работе с контактами и закрепить навыки, полученные на этом занятии, выполните самостоятельно следующие шаги. | Добавьте в список контактов имена, адреса и телефоны своих родных, друзей и знакомых. | Назначьте всем этим контактам категорию Личные данные (Реrsоnal).