Введение
Самоучитель по Microsoft Office XP предназначен для тех читателей, которые уже имеют определенный опыт работы с компьютером и хотят познакомиться с возможностями приложений широко распространенного пакета программ компании Microsoft. Эти офисные программы появились много лет назад. Их первые версии были написаны для операционных систем MS-DOS и Windows 3.1. Office XP – это последняя версия популярного пакета, который теперь включает в себя шесть приложений, работающих под управлением операционной системы Windows 95, Windows 98 или Windows NT.
Диск состоит из 24 занятий с несложными упражнениями, описывающими методику исполнения определенных операций. Материал диска не содержит сложных технических подробностей, а ориентирован на начинающего пользователя, стремящегося быстрее научиться решать конкретные задачи с помощью программ Microsoft Office. Каждое упражнение имеет четкую цель и предлагает последовательность шагов, позволяющих решить поставленную задачу. Многочисленные рисунки помогают читателю ориентироваться в графическом интерфейсе Windows и в окнах диалога приложений Office XP.
Этот диск написан на основе русифицированной версии Microsoft Office XP. Однако при описании интерфейса в скобках даются английские названия соответствующих элементов, что поможет пользователям, работающим с английской версией программы.
В первой части диска рассматриваются наиболее распространенные приемы работы в Windows. Здесь же описывается технология взаимодействия приложений Office друг с другом и с операционной системой компьютера, способы запуска приложений, копирование файлов, печать документов и другие распространенные действия.
Часть 2 посвящена широко известному текстовому процессору Word, новая версия которого стала еще более мощной и удобной. Вы научитесь вводить и форматировать текст, оформлять документы с помощью рисунков, добавлять таблицы, распечатывать многостраничные документы, проверять орфографию и грамматику, формировать слияние текста Word с данными таблиц.
Часть 3 описывает методику работы с электронными таблицами Excel. Здесь рассказывается о структуре и назначении листов Excel, о приемах работы с формулами и функциями, обеспечивающими выполнение самых сложных математических операций. Вы научитесь представлять результаты расчетов в виде графиков и диаграмм, распечатывать листы Excel.
На трех занятиях четвертой части изучается приложение PowerPoint, предназначенное для построения презентаций – последовательностей слайдов с материалами доклада. Вы познакомитесь с широкими графическими возможностями этой программы, научитесь пользоваться стандартными шаблонами и создавать свои собственные схемы оформления. На диске рассматриваются приемы построения электронных презентаций, демонстрируемых с помощью компьютерного проектора или в интрасети. Вы также научитесь строить интерактивные слайд-фильмы, управляемые зрителем.
Часть 5 знакомит с профессиональной системой управления базами данных – приложением – Access. Удобный интерфейс, понятные инструменты и приходящие на помощь мастера таблиц, форм и отчетов позволяют строить базы данных в Access даже неискушенным пользователям. Изучив Access немного лучше, вы сможете создавать достаточно сложные структуры данных с несколькими таблицами, расширенными возможностями поиска и сортировки информации.
Программа Outlook, рассматриваемая в упражнениях шестой части диска, представляет собой универсальный организатор ваших документов. Календарь Outlook помогает структурировать рабочее время; дневник и список задач позволяют хранить списки выполненных дел и незавершенных мероприятий. Библиотека контактов Outlook – это прекрасный справочник, в котором могут храниться адреса, телефоны и другая информация о людях и организациях. В Outlook также включен почтовый клиент, обеспечивающий быструю и удобную связь со всем миром посредством Интернета.
Часть 7 посвящена новому компоненту комплекта – web-редактору Frontpage ХР. На занятиях этой части рассматриваются примеры построения web-узлов и редактирования web-страниц. Вы познакомитесь с мастером web-узла и с методикой построения узлов с кадрами. В упражнениях рассматриваются способы организации гиперссылок на различные объекты локального диска компьютера и Интернета. Вы научитесь конструировать на web-страницах таблицы и списки, добавлять динамически изменяющиеся объекты и компоненты Frontpage.
На протяжении всего диска особое внимание отводится вопросам взаимодействия приложений пакета Office ХР друг с другом. В упражнениях рассматриваются многочисленные дополнительные модули пакета, доступные в любой из шести основных программ. Это компоненты построения графиков и диаграмм, библиотека Clip Art, графический модуль WordArt, инструмент создания организационных диаграмм, модуль проверки орфографии и грамматики, а также другие составные элементы пакета.
Соглашения, принятые в книге
Для облегчения восприятия материала-основной текст упражнений организован в виде нумерованного списка шагов. В конце каждого занятия имеется контрольное упражнение. Автор рекомендует читателю самостоятельно выполнить все описанные в нем шаги и ответить на поставленные вопросы. Если вам не удастся сразу решить предложенные задачи, перечитайте материал соответствующего занятия или обратитесь к приложению, расположенному в конце диска и содержащему ответы на все контрольные вопросы.
Наряду с нумерованными списками в тексте упражнений встречаются специальные врезки, концентрирующие внимание читателя на том или ином вопросе.
Врезки Совет содержат описания приемов, логически связанных с основными шагами упражнения, но не вошедших в основной текст.
Примечания содержат техническую информацию по теме упражнения. Эти технические вопросы не связаны напрямую с выполняемой операцией, но они расширяют кругозор читателя и разъясняют смысл происходящего.
Врезки Новое в Office XP содержат описание отличий последней версии пакета Microsoft Office от пакета Microsoft Office 2000.
Для облегчения восприятия материала названия всех элементов интерфейса программ выделены специальным шрифтом. Моноширинным шрифтом отмечен текст, который по сценарию упражнений должен вводиться читателем в поля окон диалога или в текст документов.
Многие операции, описываемые в книге, выполняются с помощью команд меню. Для краткости названия таких команд приводятся в виде, например, File › Open (Файл › Открыть). Стрелка, соединяющая названия пунктов меню, указывает на то, что вы должны сначала щелкнуть на пункте File (Файл) строки меню, а затем выбрать в раскрывшемся подменю команду Open (Открыть).
Многие команды можно выбрать с помощью специальных клавиатурных комбинаций. Использование таких комбинаций значительно ускоряет работу с документами. Если для выполнения определенной операции требуется нажатие нескольких клавиш, то их названия соединяются знаком "+". Так, обозначение ALT + Tab указывает на то, что для выполнения определенной операции нужно нажать клавишу ALT и, не отпуская ее, нажать клавишу Tab. Затем следует отпустить обе клавиши.