Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Office XP

Outlook. Организатор событий и задач.

• Outlook. Тема занятия.

  Microsoft Outlook XP – отличный организатор вашей деловой жизни. Это приложение может служить электронным аналогом записной книжки, обрабатывать сообщения электронной почты, хранить списки контактов и задач, вести дневник событий.

• Навигация в Outlook. Ярлыки Outlook.

  Outlook хранит информацию в папках, расположенных в специальных файлах (не следует путать папки Outlook с папками жесткого диска). Пользователю не нужно заботиться о своевременном сохранении данных Outlook. Программа сама вовремя запишет все новые сообщения, события и контакты на жесткий диск.

• Дневник

  В дневник Outlook автоматически записываются все операции, выполнявшиеся с документами Office. Чтобы открыть дневник, выполните следующие действия. | В панели ярлыков щелкните на заголовке группы Ярлыки Outlook. | С помощью кнопки прокрутки панели найдите значок Дневник (Journal).

• Поиск

  Инструмент поиска позволяет пользователю находить во всем многообразии папок Outlook требуемую информацию. Чтобы научиться искать нужные записи, давайте сначала добавим несколько заметок. | В панели списка папок щелкните на пункте Заметки.

• Календарь. Добавление события.

  Календарь представляет собой бесконечный ежедневник, в который записываются определенные события. Вы можете внести в бланк календаря любое событие, и сообщение о нем появится на экране компьютера в указанный момент, напомнив вам о запланированном мероприятии.

• Периодическое событие

  Некоторые события повторяются достаточно часто с определенной периодичностью. Нет надобности вносить в календарь такое событие несколько раз. Outlook сам заполнит ячейки в соответствии с указанным вами правилом. Чтобы настроить периодическое событие, выполните следующие шаги.

• Приглашение на совещание

  Широкие возможности Outlook позволяют напомнить о предстоящем совещании не только вам, но и другим участникам. Для этого в Outlook интегрированы инструменты отправки электронных сообщений. | В панели инструментов календаря щелкните на стрелке кнопки Создать и выберите в раскрывшемся меню команду Приглашение на собрание (Meeting Request). Откроется окно, показанное на рис. 19.13.

• Вид календаря

  В предыдущих упражнениях вы добавили в календарь несколько записей. Теперь давайте взглянем на них, воспользовавшись разными режимами просмотра. Исходный режим, который называется День/неделя/месяц (Day/Week/Month), показан на рис. 19.14.

• Задачи. Добавление задачи.

  Список задач, который виден в правой части календаря на рис. 19.15, принципиально отличается от списка событий тем, что задачи не привязаны к конкретному времени, а лишь напоминают о той работе, которую нужно сделать. Они остаются в списке до тех пор, пока не будут удалены пользователем.

• Просмотр задач

  Как и записи календаря, задачи тоже можно просматривать в различных режимах. | Щелкните на заголовке Календарь, чтобы раскрыть список папок Outlook. | Выберите пункт Задачи (Tasks). | Выполните команду Вид › Текущее представление по категориям (View › Current View › By Category).

• Контрольное упражнение. Подведение итогов.

  Инструменты Outlook достаточно просты, но они предоставляют огромное количество разнообразных возможностей работы. Это контрольное упражнение поможет перейти к самостоятельному изучению тех компонентов и режимов, которые не были упомянуты в упражнениях занятия. | Откройте календарь.