Приглашение на совещание
Широкие возможности Outlook позволяют напомнить о предстоящем совещании не только вам, но и другим участникам. Для этого в Outlook интегрированы инструменты отправки электронных сообщений.
- В панели инструментов календаря щелкните на стрелке кнопки Создать и выберите в раскрывшемся меню команду Приглашение на собрание (Meeting Request). Откроется окно, показанное на рис. 19.13. Оно подобно окну настройки параметров встречи, но в нем есть дополнительное поле, снабженное кнопкой Кому. В этом поле нужно перечислить электронные адреса всех участников совещания. Скорее всего, вы не помните их наизусть, поэтому проще будет выбрать адреса из справочников Outlook.
Рис. 19.13. Приглашение на совещание - Щелчком на кнопке Кому откройте окно диалога. В его верхней части есть раскрывающийся список, позволяющий указать один из справочников адресов. Это может быть личная адресная книга Windows, адресная книга Outlook или список контактов, с которым вы познакомитесь на следующем занятии.
- Выберите подходящую адресную книгу.
- Выделите адресата в левом списке окна диалога.
- Щелкните на кнопке Обязательный (Required). Если нужного человека в адресных книгах нет, можно добавить информацию о нем в одну из них. Для этого щелкните на кнопке Создать, заполните в открывшемся окне нужные поля, после чего щелкните на кнопке ОК.
- Выбирайте фамилии людей и щелкайте на кнопке Обязательный до тех пор, пока не переберете всех участников совещания.
- Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно настройки параметров встречи.
- В поле Тема введите предложение Семинар по защите окружающей среды.
- В раскрывающемся списке Место выберите пункт Офис дочерней компании, попавший в этот список при добавлении события в упражнении 4.
- В календаре поля Начало выберите тот же день, в который было назначено совещание в упражнении 4.
- Установите флажок Целый день (All Day Event). Режим назначения события на целый день позволяет размещать в календаре упоминания о мероприятиях, длящихся продолжительное время. На фоне такого мероприятия в календаре могут присутствовать и встречи, назначенные на конкретное время и пересекающиеся с длительным мероприятием.
- Выберите в календаре поля Конец пятницу той же недели, на которую приходится начало семинара.
- В поле комментария введите текст, который должен быть отправлен адресатам вместе с напоминанием о семинаре.
- Щелкните на кнопке Отправить (Send). Outlook автоматически сгенерирует необходимые сообщения и отправит их участникам совещания по электронной почте. Если компьютер связывается с провайдером посредством модема, то сообщения будут отправлены при очередном подключении к почтовому серверу.
Примечание
Не задумывайтесь сейчас о том, как Outlook обрабатывает электронную почту. Вы познакомитесь с почтовыми возможностями этого приложения на занятии 21.