Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Office XP

Навигация в Outlook. Ярлыки Outlook.

Outlook хранит информацию в папках, расположенных в специальных файлах (не следует путать папки Outlook с папками жесткого диска). Пользователю не нужно заботиться о своевременном сохранении данных Outlook. Программа сама вовремя запишет все новые сообщения, события и контакты на жесткий диск. Папки Outlook достаточно разнообразны. Для обработки хранящейся в них информации предлагается множество различных инструментов. По этой причине Outlook имеет достаточно сложный интерфейс с большим количеством кнопок, меню, списков и окон диалога. В следующих упражнениях, по мере изучения папок Outlook, вы познакомитесь с основными инструментами навигации этой программы.

После запуска Outlook командой Программы › Microsoft Outlook (Programs › Microsoft Outlook) Главного меню Windows на экране появляется окно Outlook. В его левой части расположена панель с набором ярлыков, объединенных в группы. В верхней части окна есть обычная строка меню и панель инструментов. Остальная область окна Outlook отводится под содержимое открытой папки, над которым располагается раскрывающийся список личных папок (то есть папок, содержимое которых хранится во внутренних файлах Outlook). Чтобы вывести на экран ту или иную информацию из стандартных папок Outlook, выполните следующие шаги.

1. Щелкните на кнопке группы Ярлыки Outlook (Outlook Shortcuts).
2. Щелкните на одном из ярлыков этой группы, например на значке Outlook сегодня (Outlook Today). В основной области окна Outlook появится информация о текущих событиях сегодняшнего дня, как показано на рис. 19.1. Сюда выводится список событий, назначенных в календаре Outlook, задачи, запланированные на текущий день, а также состояние ваших почтовых ящиков. Кроме стандартных ярлыков, Outlook разрешает пользователю добавлять собственные ярлыки и группы. Это позволяет поместить в панель Outlook ярлыки часто используемых папок компьютера и инструментов Outlook, сгруппировав их по темам.

   
   Рис. 19.1. Окно Outlook

3. Щелкните в панели ярлыков правой кнопкой мыши и выберите в контекст ном меню команду Добавить группу (Add New Group).
4. В качестве названия группы введите текст Мои ярлыки.
5. Щелкните на кнопке новой группы.
6. Щелкните правой кнопкой мыши в области ярлыков новой группы и выберите в контекстном меню команду Ярлык для панели Outlook (Outlook Bar Shortcut). Список Просмотреть (Look In) открывшегося окна диалога (рис. 19.2) позволяет выбрать один из двух наборов папок:
   • Outlook – стандартные папки Outlook, хранящиеся в служебных файлах программы, и папки с сообщениями электронной почты;
   • Файловая система (File System) – папки файловой системы компьютера или папки других компьютеров локальной сети.
7. Выберите в списке Добавить к панели Outlook пункт Файловая система.
8. Разворачивая ветви дерева папок компьютера, найдите папку с какими-либо документами (например, папку MyWebs) и выделите ее.
9. Щелкните на кнопке ОК.
10. Щелкните на новой папке правой кнопкой мыши и выберите команду Переименовать ярлык (Rename Shortcut). Введите имя Web-страницы.
11. Повторяя шаги 6-10, добавьте в группу Мои ярлыки стандартную папку Outlook Дневник (Journal), назначив ей название Журнал.

    
    Рис. 19.2. Добавление ярлыков в панель Outlook

    Примечание
    Чтобы удалить ненужный ярлык, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить с панели Outlook (Remove From Outlook Bar). Для удаления группы щелкните правой кнопкой мыши на ее заголовке и выберите команду Удалить группу (Remove Group).

12. Щелкните на ярлыке Веб-страницы. В окно Outlook будет выведено содержимое соответствующей папки жесткого диска. С помощью инструментов Outlook вы можете выполнять с файлами списка практически те же операции, что и в окне Проводника Windows:
    • запускать программу, дважды щелкнув на исполняемом файле или ярлыке;
    • открывать документ, дважды щелкнув на его значке или перетащив значок в окно приложения;
    • щелчком правой кнопки мыши открывать контекстное меню файла, с помощью которого можно вырезать, копировать, переименовывать, удалять или распечатывать файл и выполнять многие другие операции;
    • копировать файл в другую папку, перетащив его значок из окна Outlook в окно Проводника, окно папки, на рабочий стол или на значок папки-приемника в панели ярлыков Outlook;
    • создавать в панели Outlook ярлык файла, перетащив значок в эту панель.

    Примечание
    Ярлыки основных папок жесткого диска с документами пользователя по умолчанию помещаются в группу Другие папки (Other) панели ярлыков Outlook.