Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2003

Печать информации с помощью отчетов

Создание автоотчета

Самый простой способ создания отчета в Access заключается в использовании мастера автоотчета. Этот мастер, по сути, не задает никаких вопросов – он пытается самостоятельно создать максимально подходящий отчет. Далее перечислены шаги, которые следует выполнить для создания автоотчета на основе таблицы Каталоги.

1. В окне Растения: база данных выберите ссылку Таблицы.
2. После этого откройте таблицу Каталоги.
3. В главном меню Access выберите команду Вставка › Автоотчет.
4. Выберите команду Файл › Сохранить и присвойте сохраняемому отчету имя АвтоКаталоги.

Вот и все! Теперь Access автоматически создаст и откроет отчет, показанный на рис. 9.2. Правда, на нем по-прежнему много свободного пространства, но зато теперь на странице отсутствуют назойливые графические элементы.

Режим предварительного просмотра Access дает возможность увидеть документ практически таким, каким он будет в напечатанном виде. Этот режим активно используется в данной главе, поскольку сделать "снимок экрана" результата печати не так-то просто!

Рис. 9.2. Автоотчет, основанный на таблице Каталоги

Как видите, каталоги в отчете отсортированы в том же порядке, что и в самой таблице – по полю Имя, первичному ключу таблицы. А что если для отчета потребуется другой порядок размещения записей? Отчет может быть основан на запросе, который, как было сказано в предыдущей главе, позволяет сортировать записи в любом порядке. Например, можно создать автоотчет, в котором каталоги будут отсортированы по их "специализации". Попробуем реализовать такую возможность.

1. В окне Растения: база данных выберите таблицу Каталоги.
2. Щелкните на стрелке раскрывающегося списка рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов Access и выберите опцию Запрос.
3. В окне Новый запрос выберите опцию Конструктор и щелкните на кнопке ОК.
4. В окне Запрос дважды щелкните на звездочке, расположенной на самом верху списка полей таблицы Каталоги. Это приведет к тому, что в запрос будут добавлены все поля таблицы.
5. Перетащите поле Специализация из списка полей на сетку конструктора. Выберите для строки Сортировка значение По возрастанию и снимите флажок Вывод на экран.
6. Выберите команду Файл › Сохранить и сохраните новый запрос под именем КаталогиПоСпециализации, после чего закройте окно конструктора.
7. В окне Растения: база данных выберите ссылку Запросы.
8. Выберите запрос КаталогиПоСпециализации.
9. Выполните команду Вставка › Отчет.