Экспорт данных в Excel
В этой главе…
Программа Access – это не только система управления базами данных, но и компонент лучшего в мире пакета программного обеспечения – пакета Microsoft Office. Программы Access, Word и Excel взаимодействуют друг с другом, и данные, содержащиеся в одном из этих приложений, могут использоваться в любом другом.
Для получения доступа к Excel или Word из Access достаточно щелкнуть на кнопке со списком Связи Office, расположенной на панели инструментов и содержащей следующие элементы:
- Слияние в Microsoft Office Word;
- Публикация в Microsoft Office Word;
- Анализ в Microsoft Office Excel,
Но и это еще не все. Данные можно импортировать в Access и экспортировать из нее, связывать их с другими приложениями. В этой главе описываются ранее упомянутые параметры и несколько мастеров, обеспечивающих совместное использование данных Access.
Зачем пытаться имитировать работу функций анализа Excel в Access, если можно экспортировать данные в Excel? Конечно, не нужно усложнять себе жизнь – пускай Office выполняет свои функции!
"Отправить" данные в Excel очень просто – достаточно выделить таблицу или запрос и задать команду Анализ в Microsoft Office Excel. После того как данные попадут в Excel, к ним можно будут применить любую функцию данного приложения.
Давайте экспортируем в Excel таблицу Насаждения из базы данных растений. Для этого необходимо выполнить следующие действия.
- Откройте базу данных Растения и выведите на экран ее окно, нажав клавишу F11 (на кнопочную форму пока что не обращайте внимания).
- В окне базы данных щелкните на ссылке Таблицы, а затем выберите таблицу Насаждения.
- Выполните команду Файл › Экспорт.
- В диалоговом окне Экспорт объекта Таблица "Насаждения" в… выберите в меню Тип файла параметр Microsoft Excel 97-2003 (*.xls). Имя таблицы будет использовано в качестве имени таблицы Excel, однако его можно изменить. Кроме того, при желании укажите другую папку для сохранения файла (вместо папки, используемой по умолчанию). В данном случае базовые параметры лучше не менять. Установите флажок Сохранить формат слева от кнопки Экспорт, после чего щелкните на ней.
На рис. 16.1 показана новая таблица в Excel. Как видите, все данные сохранили оригинальный формат благодаря установке флажка Сохранить формат. Обратите внимание, что имена полей используются в качестве заголовков столбцов.
Рис. 16.1. Данные Access, экспортированные в Excel
Данные не помещаются на экране, поэтому прокрутите таблицу вправо. В поле СетеваяСсылка даже сохранена гипертекстовая ссылка. Единственным типом элементов, "не прошедшем экспорта" является изображения. Теперь можно приступать к анализу!
Экспортируем таблицу Каталоги и посмотрим, как ее обработает Excel. Повторите пп. 1-4 из предыдущего примера, но на этот раз выберите таблицу Каталоги и не устанавливайте флажок Сохранить формат. Откройте экспортированную таблицу Каталоги в Excel. Совершенно очевидно, что форматирование пропало, а Excel затрудняется в интерпретации данных. Видите небольшие зеленые треугольники в верхней левой области ячеек столбца ПочтовыйИндекс?
Выберите одно из полей столбца, и появится значок, сигнализирующий об ошибке. Щелкните на кнопке для раскрытия списка, содержащего возможные типы ошибок (рис. 16.2). В данном случае коды почтового индекса не нужно сохранять в качестве чисел. При желании выберите любое поле, а затем команду Пропустить ошибку или же оставьте все как есть. Сохраните этот файл в Excel, используя при этом имя КаталогиЕхсеl.xls; файл понадобится для работы в следующем разделе.
Рис. 16.2. Программа Excel сообщает о невозможности интерпретировать данные Access