Преобразование в другие форматы
Встроенные инструменты PowerPoint дают возможность рассылать слайды презентации по электронной почте, помещать их в общие папки Outlook, вставлять презентации в документы Word или преобразовывать в web-страницы, которые можно опубликовать в интрасети или через Интернет.
Команды подменю Файл › Отправить (File › Send To) позволяют переслать слайды PowerPoint в следующие места назначения:
- Сообщение (на рецензию) (Mail Recipient (for Review)) – вставляет слайд в электронное письмо Outlook;
- Вложение в сообщение (Mail Recipient (As Attachment)) – присоединяет файл презентации к электронному письму Outlook;
- По маршруту– отправка нескольким адресатам в определенной порядке;
- Участнику собрания по сети (Online Meeting Participant) – позволяет демонстрировать презентацию через сеть в реальном времени с помощью системы NetMeeting;
- Папка Exchange (Exchange Folder) – помещает презентацию в общую папку обмена документами между пользователями;
- в Microsoft Word (Microsoft Word) – помещает презентацию в документ Word.
Чтобы добавить презентацию в файл Microsoft Word, выполните следующие действия.
- Откройте презентацию План.ppt.
- Выберите команду Файл › Отправить › Microsoft Word (File › Send To › Microsoft Word). Появится окно диалога, показанное на рис. 15.4.
Рис. 15.4. Выбор разметки страницы - В разделе Разметка страницы в Microsoft Word (Page Layout In Microsoft Word) выберите вариант размещения слайдов и заметок на страницах документа Word.
- Переключатель Добавить слайды в документ Microsoft Word (Add Slides To Microsoft Word Document) предлагает два режима вставки презентации:
- Вставить (Paste) – добавляет в документ Word копию презентации, которая хранится в документе;
- Связать (Paste Link) – связывает документ Word с презентацией. При этом вы видите содержание презентации в окне Word, но исходная информация остается в файле данных PowerPoint. При таком подходе обновление презентации влечет за собой одновременное обновление документа Word, однако для переноса такого документа, например, на другой компьютер, необходимо копировать не только документ Word, – но и саму презентацию, связанную с этим документом.
- Щелкните на кнопке ОК. В результате автоматически запустится приложение Word, откроется новый документ, в который будет вставлена презентация. Теперь, пользуясь широкими возможностями текстового процессора, вы сможете снабдить слайды необходимыми пояснениями и распечатать их на принтере. Промежуточным вариантом между распечаткой прозрачных пленок и электронным слайд-шоу является презентация, сохраненная в формате HTML. Полученные таким образом web-страницы можно опубликовать на web-узле, предоставив к ним доступ через интрасеть или Интернет. Презентацией в виде web-страниц нельзя управлять, пользователь сам перемещается по слайдам. Но вы можете разместить на слайдах гиперссылки, подобные тем, которые были добавлены в файл План.рр1 на предыдущем занятии. Гиперссылки помогают пользователю ориентироваться в презентации. Давайте сохраним презентацию План.ррt в формате HTML.
- Выберите команду Файл › Сохранить как web-страницу (File › Save As Web Page). В открывшемся окне диалога выберите папку для web-страниц и в качестве имени введите название главного HTML-файла, с помощью которого будет инициирован просмотр презентации.
- Щелкните на кнопке Опубликовать (Publish). Откроется окно диалога, показанное на рис. 15.5.
Рис. 15.5. Параметры публикацииПримечание
Как и в PowerPoint 2000, в данной версии процедура записи презентации в формат HTML значительно упрощена по сравнению с PowerPoint 97, в котором для этих целей использовался специальный мастер. Если вместо кнопки Опубликовать щелкнуть на кнопке Сохранить, то PowerPoint сразу запишет презентацию в формате HTML, не открывая окна настройки дополнительных параметров.