Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Office XP

Слияние. Создание главного документа.

Суть слияния состоит в том, что вы берете документ, например образец письма, и таблицу с фамилиями и адресами людей, которым нужно разослать это письмо, а затем, автоматически объединяя образец с таблицей, генерируете набор писем. Все копии исходного письма наследуют общий текст, но содержат разную информацию в области адреса и фамилии получателя, которая заполняется на основе таблицы данных.

Для создания слияния прежде всего нужно разработать главный документ, играющий роль образца. Этот документ может иметь любое содержание. Основная идея заключается в том, что некоторые части текста заменяются полями, которые заполняются в результате слияния главного документа с таблицей данных.

1. Откройте Word и создайте новый документ.
2. Введите основной текст письма, но не указывайте адрес и фамилию получателя, например так, как показано па рис. 8.4. Затем сохраните документ под именем Письмо.doc.
3. Выберите команду Сервис › Письма и рассылки › Мастер слияния (Tools › Letters and Mailings › Mail Merge Wizard). В области задач откроется окно Слияние (Mail Merge), показанное на рис. 8.5.
4. В разделе Выбор типа документа (Select document type) выберите пункт Письма (Letters) и перейдите к следующему шагу мастера, щелкнув на команде Далее: Открытие документа (Next: Starting document).

   
   Рис. 8.4. Текст главного документа слияния

   Примечание
   Пункты раздела Выбор типа документа (Select document type) определяют тип главного документа слияния. При необходимости вы всегда сможете позже изменить тип главного документа или связать с выбранным источником данных еще один главный документ.

   
   Рис. 8.5. Окно Слияние (Mail Merge) области задач

5. На этом этапе необходимо выбрать в качестве главного документа один из предлагаемых вариантов: использовать уже открытый документ, создать новый документ на основе шаблона или открыть существующий документ. Чтобы выбрать в качестве главного документа слияния только что созданный текст, щелкните на пункте Текущий документ (Use the current document).
6. При необходимости отредактируйте содержание главного документа.
7. Перейдите к следующему этану, щелкнув на команде Далее: Выбор получателей (Next: Select recipients).