Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Office XP

Размещение полей данных

  1. В списке Оператор (Comparison) выберите пункт Равно (Equal To).
  2. Введите в поле Значение (Compare To) величину 114113.
  3. Щелкните на кнопке ОК. Теперь при слиянии в источнике данных будут пропущены те записи, в поле Индекс (Postal-Code) которых записано значение 114113.
  4. Нажмите клавиши CTRL + End, а затем два раза клавишу Enter. Выберите команду Добавить поле Word › MERGEREC (Insert Word Field › Merge Record #). С помощью этого поля вы сможете отследить, какие записи источника данных попадут в слияние. Теперь главный документ станет таким, как показано на рис. 8.13.
  5. Перейдите к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее: Просмотр писем (Next: Preview your letters) области задач.
  6. Щелкните на команде Изменить список (Edit Recipient List) в области задач, чтобы создать запрос, с помощью которого записи будут рассортированы по алфавиту имен получателей писем.

    Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Office XP › Дополнительные возможности Word › Размещение полей данных
    Рис. 8.13. Главный документ с полями Word

    Давайте добавим правило отбора, оставляющее только адресатов из компании "Фантом". Щелкните на стрелке рядом с заголовком столбца Организация (Company Name) и в раскрывшемся списке выберите пункт Дополнительно (Advanced). В появившемся окне диалога есть две вкладки. Первая из них – Отбор записей (Filter Records), – представленная на рис. 8.14, позволяет фильтровать записи источника данных.

  7. В списке Поле (Field) выберите пункт Организация (Company).
  8. В списке Оператор (Comparison) оставьте вариант Равно (Equal To).
  9. В поле Значение (Compare To) введите текст Фантом.
  10. Раскройте вкладку Сортировка записей (Sort Records) и настройте ее параметры.
  11. Щелкните на кнопке ОК. Это обеспечит сортировку результата слияния по алфавиту фамилий адресатов, а затем по алфавиту их имен.

    Примечание
    Назначение одинаковых правил сортировки для писем и наклеек на конверты позволяет при отправке писем не тратить время на поиск нужного конверта. Конверты с наклейками будут лежать на вашем столе в том же порядке, что и письма
    .

  12. Щелчком на кнопке ОК закройте окно диалога Получатели и сохраните новую версию главного документа.
Если Вы заметили ошибку, выделите, пожалуйста, необходимый текст и нажмите CTRL + Enter, чтобы сообщить об этом редактору.