Ввод информации о хозяйственной деятельности предприятия
Форма ввода документа
Для ввода данных в документ используется форма ввода документа. Она содержит набор реквизитов, переключатели, флажки и кнопки.
Каждый документ имеет обязательные реквизиты – номер и дату. При открытии нового документа ему автоматически присваивается очередной порядковый номер, который может быть изменен пользователем. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, но также может быть изменена.
Для документов, которые создаются вне организации (например, платежные поручения контрагентов, накладные поставщиков и т.д.), указанные выше реквизиты – номер и дата – фактически указывают номер и дату регистрации этих документов в организации. Тем не менее, для формирования ссылок на такие документы, понятных без дополнительных пояснений внешним пользователям учетной информации, нужно хранить данные о дате создания документа и его номере, которые указаны непосредственно в документе. Для такой информации в необходимых случаях в формах ввода предусмотрены соответствующие дополнительные реквизиты.
Кроме номера и даты, каждый документ содержит реквизит "Комментарий", который имеет тип "Строка" и служит для записи в документ произвольной дополнительной информации.
Номер и дата в совокупности с другими реквизитами – полями ввода, флажками и переключателями – образуют так называемую шапку документа.
Некоторые документы также имеют многострочную табличную часть, или таблицу, содержащую список объектов бухгалтерского учета, к которым данный документ применяется, и свойств этих объектов. Например, документ "Поступление материалов" содержит список поступивших материалов, причем, для материала указаны количество, цена, сумма и НДС. В документе "Начисление заработной платы" табличная часть содержит список сотрудников, которым начисляется заработная плата, и их оклады.
Способ заполнения табличной части, если таковая в документе имеется, определяется для каждого документа по-своему и приводится в описании документа (см. далее). Заполненные графы таблицы можно редактировать.
По данным, введенным в форму документа, формируется печатная форма документа и/или проводки документа.
Журналы документов
Введенные документы хранятся в журналах документов.
В конфигурации существует общий журнал (меню "Журналы › Общий журнал"), в котором регистрируются все введенные документы, а также журналы документов, содержащие сгруппированные по отдельным видам (разделам учета) документы. К любому из журналов можно обратиться, выбрав соответствующий пункт меню "Журналы" главного меню программы.
В журнале документов для каждого документа, помимо общей информации (дата, вид, номер документа), представлена также информация, специфичная для документов конкретных видов (например, организация-контрагент).
Кроме того, введенный документ может быть отображен соответствующей записью в журнале операций. Для управления этим режимом служит флажок "Все документы помещать в журнал операций" в настройке общих параметров конфигурации.
Если флажок установлен, то в журнале операций регистрируются документы всех видов, включая и те, которые не формируют проводок. В противном случае, в журнал операций записываются только те документы, которые формируют проводки.
Открыть уже введенный документ для редактирования или просмотра можно из журнала операций, журнала проводок или из журнала документов, в котором располагаются документы нужного вида.