Расчеты с подотчетными лицами
Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. При этом подотчетные лица должны состоять с организацией в трудовых отношениях, регулируемых Трудовым кодексом РФ.
В "1С:Бухгалтерии" учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в разрезе субсчетов:
- 71.1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях";
- 71.11 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте".
Для отражения в учете операций по выдаче из кассы наличных денежных средств в рублях под отчет или возмещения перерасхода в типовой конфигурации используется документ "Расходный кассовый ордер". Возврат неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником под отчет на хозяйственные нужды или при командировке, производится с помощью документа "Приходный кассовый ордер". Описание работы с документами "Приходный кассовый ордер" и "Расходный кассовый ордер" приведено в разделе "Учет кассовых операций".
Авансовый отчет
Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ "Авансовый отчет". Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.
Документ "Авансовый отчет" имеет форму, заполняемую на двух закладках.
На первой закладке "Лицевая сторона" указывается информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке "Оборотная сторона" заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.
Прежде всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета – "рублевый" или "валютный". В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.
Реквизит "Сотрудник" заполняется выбором из справочника "Сотрудники".
Если представляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите "Наименование аванса" указывается, на какие цели был выдан аванс.
На закладке "Лицевая сторона" указывается также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки "Показать". Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами").