Учет кассовых операций
Расходный кассовый ордер
Выдача наличных денег из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам по форме №КО-2 (код по ОКУД 0310002) или другим надлежащим образом оформленным документам (платежным ведомостям, расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которых ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера.
Для автоматического оформления операций по расходу денежных средств из кассы организации с использованием расходного кассового ордера в типовой конфигурации предназначен документ "Расходный кассовый ордер".
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, расходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии и передается в кассу для выдачи наличных денежных средств.
Для оформления расходного кассового ордера необходимо заполнить экранную форму документа в следующем порядке:
- Реквизит "Движение денежных средств" заполняется выбором из одноименного справочника. Если для вида движения задан корреспондирующий счет и объекты аналитического учета, то при выборе этого вида движения в документе будут автоматически заполнены соответствующие одноименные реквизиты.
- В реквизите "Касса" установить тип кассы: рублевая или валютная. Этот реквизит определяет кредитуемый счет (50.1 или 50.11). Если выбран тип кассы "валютная", то следует также выбрать валюту, в которой будет сформирован кассовый ордер.
- В группе реквизитов "Корреспондирующий счет, аналитика" выбором из плана счетов следует указать счет и объекты аналитического учета (субконто), по дебету которого будет корреспондировать счет 50 при проведении документа.
- Заполнить значение реквизита "Выдать". Если выдача денежных средств производится сотруднику организации, то с помощью кнопки выбора
в правой части поля ввода его можно выбрать из справочника "Сотрудники". - В текстовом реквизите "Основание" указать, на каком основании денежные средства выдаются из кассы.
- Если имеются дополнительные документы, то заполнить реквизит "Приложение".
- Заполнить реквизит "По документу". Если денежные средства выдаются сотруднику организации, то в этом поле выводятся паспортные данные сотрудника из справочника "Сотрудники". Для иных лиц в поле следует указать данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность получателя денежных средств.
- Указать сумму получаемых из кассы денежных средств
Как правило, при проведении документа "Расходный кассовый ордер" необходимо сформировать проводки. Вместе с тем, если проводки по выплатам из кассы были введены другими документами или вручную, то с помощью флажка "Формировать проводки" можно установить режим проведения документа: если он установлен, то при проведении формируются проводки, а если снят, то документ проводится без формирования проводок.
Как уже отмечалось, выплата из кассы денежных средств может производиться по расходным кассовым ордерам по форме №КО-2 или иным документам. Например, выплата заработной платы может производиться по платежной ведомости по форме Т-53 (код по ОКУД 0301011) с выпиской одного расходного кассового ордера на общую сумму после выдачи по ведомости денежных средств. Реквизиты этого расходного кассового ордера указываются на платежной ведомости после ее закрытия. Поскольку проводки по выплате заработной платы формируются при проведении документа "Выплата заработной платы из кассы", то при выписке расходного кассового ордера в этом случае в форме ввода следует снять флажок "Формировать проводки".
После заполнения реквизитов формы ввода следует нажать на кнопку "Печать", распечатать расходный кассовый ордер и проверить правильность его составления. Заполненную экранную форму нужно сохранить, для этого следует нажать на кнопку "ОК". При этом на вопрос "Провести документ?" следует ответить "Нет".
После этого расходный кассовый ордер подписывается руководителем и главным (старшим) бухгалтером организации и передается кассиру. Кассир проверяет правильность составления ордера, проверяет документы получателя, выдает денежные средства и предлагает последнему расписаться в их получении в расходном кассовом ордере. После выдачи денег кассир расписывается в расходном кассовом ордере и ставит штамп "Оплачено" и указывает день, месяц, год.
Бухгалтер при обработке отчета кассира должен найти записанный документ "Расходный кассовый ордер" в журнале "Касса", открыть его для редактирования дважды щелкнув мышью, и сохранить с проведением. Для этого следует нажать кнопку "ОК" и ответить "Да" на вопрос "Провести документ?".
При проведении документа автоматически формируется операция с проводкой по кредиту субсчета 50.1 "Касса организации в рублях" или 50.11 "Касса организации в валюте", и дебету субсчета, выбранного в экранной форме документа. При необходимости также будут автоматически произведены записи по налоговому учету (алгоритм аналогичен приведенному в таблице для расхода денежных средств с расчетного счета).
Документом поддерживается автоматическое отражение суммовых разниц при выдаче денежных средств в счет расчетов по обязательствам, выраженным в условных денежных единицах. Подробно его работа описана ниже в разделе "Учет расчетов в условных единицах".