Новые возможности Microsoft Office 2003
По сравнению с предыдущими версиями в Microsoft Office добавлены новые возможности, которые обеспечивают совместную работу над документами членов группы, обмен контактной информацией с партнерами и заказчиками, получение и использование данных из других организаций. В настоящее время значительная часть информации хранится не только на жестких дисках персональных компьютеров, но и на сетевых серверах и веб-серверах.
Увеличилась степень интеграции программ Office с Интернетом: веб-страницы и сообщения электронной почты можно редактировать и отсылать другим пользователям непосредственно из Word и Excel, технология Shared Workspace позволяет быстро загружать требуемые документы из локальной сети или с удаленных узлов Интернета.
С помощью Office 2003 и Windows SharePoint Services над одним документом совместно могут работать несколько пользователей. Документ Microsoft Office можно сохранить в общих рабочих областях. Для создания рабочих областей для собраний требуется Microsoft Windows Server 2003, на котором выполняются службы Microsoft Windows SharePoint. В рамках совместного проекта каждый пользователь будет работать над определенным разделом документа. При этом он будет видеть, какие изменения вносят другие. Встроенный интерфейс системы передачи мгновенных сообщений Microsoft Windows автоматически подключает других сотрудников к документу и позволяет мгновенно обменивайтесь идеями.
В Office 2003 обеспечена более широкая по сравнению с Office XP поддержка языка XML (Extensible Markup Language) – универсального стандарта обмена данными между платформами, что позволяет разработчикам создавать решения, включающие данные из разных источников, облегчает обмен информацией между пользователями разных организаций. Представленные в этом формате документы можно читать посредством любого браузера или в других программ просмотра Интернета. (Более подробно о языках HTML и XML см главу 27 раздел "Сохранение и использование файлов в формате HTML и XML").
Microsoft Office 2003 предлагает новые решения в областях управления процессами и взаимодействия с информационной системой, защиты информации (поддержка Windows Rights Management), коллективной работы (Document Workspaces и Meeting Workspaces), координации и организации задач, проектов (Outlook Search Folders, Quick Flags, Rules and Alerts). Пользователи и компании могут контролировать, кто читает их электронную почту и документы. Всплывающие уведомления информируют пользователя о получении новых сообщений электронной почты вне зависимости от того, в какой программе он работает.
Встроенная в Microsoft Office 2003 система управления правами на доступ к информации (IRM – Information Rights Management), позволяет задать круг лиц, имеющих право на просмотр и изменение документа, блокировать копирование и печать файлов, а также установить определенный срок действия, по истечении крторого другие пользователи не смогут просматривать или изменять документ. Настраиваемые шаблоны позволяют ограничить круг лиц, имеющих доступ к информации. Например, шаблон конфиденциально позволяет создать файлы, которые нельзя распечатать, перенаправить и копировать.
Появились новые области задач, которых не было в Office XP. Например, области задач Справочные материалы, Общая рабочая площадь. Полностью обновился веб-узел картинок и медиафайлов библиотеки макетов Design Gallery Live (DGL) на мультимедийном веб-узле Design Gallery Live (EN) в Интернете (http://dlg.microsoft.com). Улучшены функции восстановления документов, совместимости форматов файлов, включены новые функции, позволяющие разработчикам создавать мощные приложения для Office.
Приведем некоторые усовершенствования, выполненные в различных приложениях Office 2003:
- В Word 2003 добавлен новый вид просмотра документа: Режим чтения (Reading Layout), облегчающий чтение документов (см. главу 3). Текстовый процессор поддерживает ограничения на редактирование и форматирование документа. Блокировка отдельных частей документа, предотвращает его правку другими сотрудниками. Можно разрешить рецензентам вносить изменения только в режиме маркировки изменений.
- В Excel 2003 усовершенствованы статистические функции, упростилось совместное использование данных. Пользователи могут определить часть электронной таблицы как список и экспортировать его на веб-узел Share Point. Улучшены смарт-теги и возможности статистических функций. Предусмотрена возможность связывания действия смарт-тега с определенным текстом раздела электронной таблицы и настройка выполнения соответствующего действия смарт-тега только тогда, когда пользователь наводит указатель мыши на соответствующий диапазон ячеек.
- PowerPoint 2003 обеспечивает улучшенную поддержку мультимедиа, позволяет аннотировать слайды с помощью цифровых чернил на устройствах Tablet PC, обеспечивает доступ к толковому словарю, поддерживает полноэкранное воспроизведение видеозаписей. Интеграция с.проигрывателем Microsoft Windows Media обеспечивает полноэкранное воспроизведение видеоизображений, воспроизведения потокового аудио и видео.
- Outlook 2003 был подвергнут существенной переработке о тем, чтобы пользователи могли лучше систематизировать и обрабатывать постоянно растущие объемы данных. Значительно упрощено чтение сообщений электронной почты, особенно длинных. Область чтения электронной почты отображает вдвое больше текста, что снижает необходимость в прокрутке при чтении сообщений. Outlook 2003 использует новые фильтры для незапрашиваемой информации, добавлены новые элементы для электронной почты и персональной информационной системы (PIM). Всплывающее уведомление о поступлении нового сообщения появляется немедленно, в каком бы документе вы ни находились. Новая технология помогает обнаруживать нежелательные сообщения во входящей почте. Планирование в Outlook занимает меньше времени благодаря возможности совместного доступа в организации к содержащимся в нем личным данным, в частности календарям и спискам контактов. Несколько сообщений объединяются в один поток, облегчая отслеживание обсуждений. Кроме того, при пересылке и ответе удаляются ненужные данные, упрощая чтение длинных потоков сообщений. Значительно обновлен календарь. Если отправить с помощью Outlook совместно используемые вложения, получатели могут открыть локальную копию вложения и работать с ней или найти в общей рабочей области документа последнюю версию вложения и загрузить ее.
- В Access 2003 выявляются и помечаются наиболее распространенные ошибки и предлагаются варианты их исправления. Обеспечена проверка ошибок в конструкторе форм и отчетов. Автоматически определяется зависимость объектов. Предусмотрена возможность использования смарт-тега автозамены.