Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Office 2003

Папки Outlook и их назначение

• Просмотр папок

  В этой главе рассматриваются следующие вопросы: | назначение и просмотр папок Outlook: Входящие (Inbox), Черновики (Drafts), Удаленные (Deleted Item), Outlook сегодня (Outlook Today), Календарь (Calendar), Контакты (Contacts), Дневник (Journal), Заметки (Notes), Задачи (Tasks); | создание архива.

• Папка Входящие

  В папку Входящие помещаются новые сообщения, полученные по электронной почте. Новые сообщения выделены жирным шрифтом, рядом с ними виден значок неоткрытого конверта. Процедуру автоматической обработки сообщений электронной почты и управления их перемещением можно задать с помощью Мастера правил.

• Папка Черновики, папка Удаленные

  Если вы начали писать сообщение и не успеваете его закончить, то нажмите кнопку Сохранить (Save) и закройте сообщение. Незаконченное сообщение будет храниться в папке Черновики (Drafts) (рис. 21.4). Чтобы закончить работу с сообщением, дважды щелкните его значок в папке Черновики. | Рис. 21.4.

• Календарь

  Календарь призван помочь вам эффективно спланировать свое время в течение дня, недели, месяца. Открыв доступ к календарю другим пользователям, вы поможете им выбрать свободное время для встречи. Нажмите кнопку Календарь (Calendar) в области переходов или выберите одноименную команду в меню Перейти (Go To). На экране отобразится ваш календарь с текущей датой (рис. 21.5). | Рис. 21.5.

• Контакты

  Папка Контакты (Contacts) позволяет хранить самые подробные данные о деловых и личных контактах, о рабочих и домашних телефонах ваших знакомых, факсах и адресах электронной почты. Контакты – это мероприятия, для которых в календаре вы резервируете время.

• Дневник

  Дневник (Journal) является аналогом журнала, который автоматически отслеживает и записывает все действия, совершаемые пользователем в приложениях Microsoft Office, а также полученные и отосланные сообщения по электронной почте, адреса электронной почты, контакты.

• Заметки

  Многие люди, если им надо позвонить или встретиться с кем-то в определенное время, делают необходимые пометки в блокноте или на маленьких листочках бумаги с клейкой полосой. Их электронным эквивалентом в Outlook являются Заметки (Notes) (рис. 21.17). | Рис. 21.17.

• Задачи

  Папка Задачи (Tasks) содержит список запланированных деловых и личных задач, поручений и сроки их выполнения (рис. 21.19). Под поручением подразумевают запрос, отправляемый с почтовым сообщением, в котором получателя сообщения просят выполнить задачу, предлагаемую отправителем.

• Создание архива

  При регулярной работе с Outlook папки быстро увеличиваются в размере и занимают слишком много места на диске. | Имя файла и путь для архивного файла указывается в поле Файл архива (Archive file). (Архив хранится в файлах типа *.pst).