-
В этой главе даны начальные сведения о системе управления базами данных (СУБД) Microsoft Access. Вы познакомитесь со следующими вопросами: | назначение Access; | создание базы данных и таблицы; | ввод данных в таблицу, ее редактирование и форматирование; | связи между таблицами в базе данных.
-
База данных Microsoft Access может содержать различные объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Данные в связанных таблицах могут содержаться в другой базе данных Access, во внешнем источнике данных, например, в базе данных dBASE или в электронной таблице Microsoft Excel, а также в источнике данных ODBC, например, Microsoft SQL Server.
-
В Office XP был использован новый формат для баз данных, несовместимый со старыми версиями. Поэтому база данных, созданная в Office XP или Office 2003, не будет работать с базами данных, которые созданы в предыдущих версиях.
-
Приступая к созданию базы данных, необходимо знать ее назначение, какие сведения она должна содержать. Следует определить, из каких она будет состоять таблиц (тем), какие потребуются отчеты, уточнить формы, используемые в настоящий момент для записи данных, и т.п., как они будут взаимосвязаны, какие в таблицах будут поля.
-
При создании таблицы следует руководствоваться следующими принципами: | таблица должна содержать все необходимые сведения; | сведения в таблице или между таблицами не должны дублироваться; | каждое поле в таблице содержит конкретный факт по теме таблицы;
-
В окне базы данных в режиме конструктора таблиц вместо панели инструментов базы данных отображена панель инструментов конструктора таблиц. | Для перемещения между полями используйте клавиши управления курсором: стрелка-вправо, стрелка-влево и т.д. или клавиши Tab, SHIFT + Tab.
-
Для создания в таблице ключевого поля типа Счетчик в режиме конструктора выполните следующие действия: | выберите в столбце Тип данных (Data Type) значение Счетчик (AutoNum-ber); | на вкладке Общие в строке Новые значения (New Value) задайте Последовательные (Increment);
-
Для отображения на экране таблицы в окне базы данных выделите имя таблицы в списке и выберите команду Открыть (Open) в меню Файл (File) или нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов. | Щелкните ячейку, в которую необходимо ввести данные. Введите данные и нажмите клавиши Enter или Tab.
-
Для выполнения некоторых операций редактирования записи: копирования, перемещения, удаления, ее необходимо выделить. В режиме таблицы запись можно выделить следующими способами: | щелкнуть область выделения строки (см. рис.23.3);
-
В ряде случаев в процессе работы с таблицей обнаруживается, что следует изменить ее структуру: нужно ввести новые поля, переименовать удалить или изменить тип существующих, изменить имя ключевого поля. Изменение структуры таблицы можно выполнять в режиме таблицы или в режиме конструктора.
-
Современные базы данных обычно содержат большое количество взаимосвязанных таблиц, что позволяет избежать повторов. Например, крупные фирмы могут хранить сведения о магазинах в одной таблице, номенклатуру товаров, полученных этими магазинами в текущем месяце в другой таблице, а сведения об оптовых покупателях в третьей таблице.
-
При внесении изменений в базу данных, ее файл становится фрагментированным, при удалении записей из таблиц размер файла не уменьшается, Поэтому после внесения значительных изменений в базу данных рекомендуется выбрать в меню Сервис (Tools) команду Служебные программы (Database Utilities), Сжать и восстановить базу данных (Compact and Repair Database).