Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Office 2003

Сжатие и восстановление базы данных. Экспорт и импорт данных.

При внесении изменений в базу данных, ее файл становится фрагментированным, при удалении записей из таблиц размер файла не уменьшается, Поэтому после внесения значительных изменений в базу данных рекомендуется выбрать в меню Сервис (Tools) команду Служебные программы (Database Utilities), Сжать и восстановить базу данных (Compact and Repair Database). После сжатия база данных будет записана на диск под тем же именем.

Экспорт таблиц в другие приложения

Чтобы открыть таблицу в приложении Microsoft Excel без скрытых столбцов и сохранив элементы форматирования, выберите в окне базы данных после открытия таблицы в меню Сервис (Tools) команды Связи с Office (Office Links) и Публикация в Microsoft Office Word (Publish it with Microsoft Office Word). Команды Связи с Office (Office Links) и Слияние с MS Word (Merge it with MS Word) из этого же меню позволяет данные таблицы с документом Word и используется для печати писем и почтовых наклеек.

При пересылке таблицы по электронной почте не сохраняется форматирование таблицы, и скрытые столбцы не пересылаются. Для пересылки файла используется формат Excel BIFF.

Импорт данных в формате

Чтобы выполнить импорт таблиц из файла XML, выполните следующие действия:

• Откройте базу данных, в которую будут импортироваться данные.
• Выберите в меню Файл (File) команды Внешние данные (Get External Data), Импорт (Import).
• В диалоговом окне Импорт (Import) в раскрывающемся списке Тип файлов (Files of Type) выберите элемент XML.
• В поле Папка (Look in) выберите папку содержащую требуемый документ, выделите его и нажмите кнопку Импорт (Import).

Упражнение

1. Создайте таблицу с помощью мастера таблиц (Table Wizard). Выберите в окне базы данных на панели Объекты (Objects) значок Таблицы (Tables) и дважды щелкните значок Создание таблицы с помощью мастера (Create Table By Using Wizard) (см. рис. 23.2). Следуйте указаниям мастера таблиц.
2. Создайте таблицу в режиме конструктора. В окне базы данных на панели Объекты (Objects) выберите значок Таблицы (Tables) и дважды щелкните значок Создание таблицы в режиме конструктора (Create table in design view) (см. рис. 23.2). Введите имена полей (Field Name), задайте их тип данных (Data Type). Задайте свойства полей таблицы.
3. Создайте базу данных Кадры, содержащую следующую информацию: фамилия, имя, отчество сотрудника, его табельный номер, дата рождения, адрес, семейное положение, номер отдела, должность, оклад. Разработайте структуру таблицы БД и укажите первичный ключ.
4. Проследите взаимосвязь между таблицами учебной базы данных, поставляемой с Access (см. рис. 23.21). С этой целью выберите в меню Сервис (Tools) команду Схема данных (Relationships) или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов в окне базы данных.

Выводы

1. Чтобы открыть таблицу, в окне базы данных на вертикально расположенной панели Объекты (Objects) выберите значок Таблицы (Tables), в списке имен таблиц базы выделите имя интересующей вас таблицы и нажмите на панели инструментов кнопку Открыть (Open) (см. рис. 23.2).
2. Для преобразования базы данных Access в другой формат выберите в меню Сервис (Tools) команду Служебные программы (Database Utilities), подменю Преобразовать базу данных (Convert Database), и задайте формат, в который будет производиться преобразование, например, в формат Access 97 или в формат Access 2002-2003.
3. Для выполнения синхронизации баз данных в меню Сервис (Tools) выберите команды Репликация (Replication), Синхронизация (Synchronize Now).
4. Базу данных можно создать различными способами, используя ссылки в разделах Создание (New) и Шаблоны в области задач Создание файла (New File).
5. В базе данных Access могут использоваться три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.
6. Для создания таблицы в режиме конструктора в окне базы данных на панели Объекты (Objects) выберите значок Таблицы (Tables) и дважды щелкните значок Создание таблицы в режиме конструктора (Create table in design view) (см. рис. 23.2).
7. Проследить взаимосвязь между таблицами позволяет команда Схема данных (Relationships) в меню Сервис (Tools) или одноименная кнопка на панели инструментов в окне базы данных.
8. Чтобы экспортировать таблицу в другие приложения, например, Microsoft Word или Microsoft Excel, выберите команду Экспорт (Export) в меню Файл (File).