Общие сведения об отчете
В этой главе вы познакомитесь со следующими вопросами:
- создание отчета и страницы доступа к данным;
- работа с табличными данными в Интернете;
- создание и запуск макроса;
- использование модулей в Access;
- установка пароля;
- настройка параметров работы Access.
Отчетом называется организованная и отформатированная информация, взятая из базы данных и предназначенная для вывода на печать. Он может иметь вид таблицы или оформлен по разработанной пользователем свободной форме. Отчет позволяет выбрать критерии, согласно которым извлекается информация из базы данных. Его можно дополнить рисунками, диаграммами, комментариями.
В отчете можно группировать и сортировать данные, представить данные на диаграмме, вычислить итоговое значение, например, определить выручку, полученную от продажи товаров на определенную дату. Отчеты позволяют задать внешний вид отображения информации в отпечатанном виде. Их можно использовать для анализа данных и передачи их в другие организации. Отчет можно отправить по электронной почте, опубликовать в Интернете.
Отчет можно создать на базе одной или нескольких таблиц или запросов. Большая часть сведений в отчете поступает из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющейся источником данных для отчета. Остальные сведения отчета хранятся в его структуре. В проекте Microsoft Access можно создавать формы и отчеты для базы данных SQL Server при помощи тех же инструментов, что используются для их создания в базе данных Microsoft Access.
Просмотр отчета
Нажмите правую кнопку мыши при просмотре отчета, выберите команду Несколько страниц (Multiple Pages), а затем задайте число страниц для отображения.
В качестве примера рассмотрим отчеты, представленные в учебной базе данных Борей, поставляемой с Access. При попытке открыть некоторые отчеты, может появиться окно, предлагающее ввести условия отбора данных, например, даты, определяющие отчетный период (рис. 26.1).
Рис. 26.1. Окно, предлагающее ввести начальную и конечную даты отбора данных для отчета
Отчет открывается в режиме предварительного просмотра (рис. 26.2). В верхней части виден заголовок отчета: Суммы продаж по годам. Кнопки панели инструментов Предварительный просмотр позволяют распечатать отчет, отобразит одну страницу отчета (One Page), две (Two Pages) или несколько (Multiple Pages), публикацию в Word и анализ в Excel. Степень увеличения можно выбрать от 10 до 200% в раскрывающемся списке Масштаб (Zoom).
Рис. 26.2. Отображение отчета на экране