Отчет. Мастер отчетов.
В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.
Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты. Давайте поручим мастеру построение отчета о контактах с разными людьми.
- В окне базы данных щелкните на кнопке Отчеты (Reports).
- Дважды щелкните на значке Создание отчета с помощью мастера (Create Report By Using Wizard).
В отчет нужно добавить как информацию о людях, так и данные о контактах с ними. Для этого следует сгруппировать вместе все контакты с одним человеком и распечатать их список ниже области с данными об этом человеке. Затем нужно вывести информацию о следующем человеке и список контактов с ним и т. д. Такой порядок печати записей позволит быстро найти полный список контактов с любым из ваших коллег. В первом окне мастера, показанном на рис. 18.12, нужно указать все поля, включаемые в отчет.
Рис. 18.12. Выбор полей для отчета - В раскрывающемся списке Таблицы и запросы первого окна мастера отчета выберите таблицу Контакты.
- В списке Доступные поля выделите поле Фамилия.
- Щелчком на кнопке > переместите выбранное поле в список Выбранные поля.
- Повторяя шаги 4 и 5, добавьте в список Выбранные поля поля Имя, Адрес, Название Компании, Рабочий Телефон.
Примечание
Поле Код_Контакты содержит служебную информацию, обеспечивая связь записей двух таблиц. Не помещайте такие поля в отчет никогда, кроме случаев отладки взаимосвязей таблиц базы данных. - Выберите в списке Таблицы и запросы таблицу Список.
- Переместите в список Выбранные поля поля Дата и Описание, добавив их к полям таблицы Контакты.
- Щелкните на кнопке Далее.
Во втором окне мастера можно выбрать способ расположения данных – упорядоченные по записям таблицы Контакты, а затем уже по записям таблицы Список, или наоборот. Схема группировки отображается в правой части окна диалога.
- Оставьте вариант Контакты (By Contacts) и щелкните на кнопке Далее.
- В следующем окне не назначайте дополнительной группировки. Просто щелк ните на кнопке Далее.