Ввод данных в ячейку
Ввод чисел
По умолчанию числа выравниваются по правому краю ячейки, однако при форматировании число можно выровнять по левому краю или по центру (см. главу 15; раздел "Форматирование ячеек"). Вводимые в таблицу числа могут включать в себя цифры от 0 до 9 и специальные символы: '$,%,+,-,/, Е, е.
При вводе отрицательного числа перед ним ставится знак минус. Если конец десятичной дроби не может быть отображен целиком в ячейке, то он округляется с таким количеством знаков, сколько помещается по ширине столбца. Для отображения всех цифр числа увеличьте ширину столбца (см. дальше в этой главе раздел "Изменение высоты строк и ширины столбцов").
При ширине ячейки, недостаточной для показа всех цифр, число может отображаться в экспоненциальной форме или символами # (решетка), свидетельствующими о том, что для отображения данных надо увеличить ширину ячейки.
Если в ячейке установлен числовой формат не Общий (General), то Excel относит введенные данные к заданному типу. Например, если установлен числовой формат Дробный (Fraction), то можно не вводить 0 перед простой дробью. Значение будет распознано правильно.
Форматы отображения чисел
Числовой формат определяет способ отображения числа на экране, например, количество знаков после запятой, обозначение отрицательного числа и т.д. Независимо от выбранного формата число хранится с точностью до 15 значащих разрядов, остальные разряды преобразуются в нули. Очень маленькие и очень большие числа отображаются в экспоненциальной форме, т.е. в виде числа от 1 до 10 перед символом Е и положительной или отрицательной степени числа 10. Например, число 0.00000000034 при недостаточной ширине столбца может отобразиться как 3.4Е-10, т.е. 3.4 умножится на 10 в степени – 10, число 2.3х1013 может принять вид 2.3Е+13 (см. ячейку А6).
Как правило, Excel самостоятельно выбирает формат вводимых данных. Однако для правильного распознавания информации в ряде случаев необходимо задать формат вводимых данных. Например, чтобы Excel интерпретировал дату, необходимо в диалоговом окне Формат ячеек (Format Cells) в списке Числовые форматы (Category) выбрать Даты (Date). Числовые форматы, используемые в Excel, и их описание даны ниже в таблице 14.1.
Таблица 14.1. Числовые форматы, используемые в Excel.
| Числовой формат | Описание | Пример |
|---|---|---|
| Общий (General) | Используется по умолчанию. В большинстве случаев числовые данные отображаются в ячейке так, как они вводятся или вычисляются. Если ширины ячейки недостаточно для отображения всего числа, общий числовой формат округляет число или использует научное представление для больших чисел. Форматирования не производится. | 123 |
| Числовой (Number) | Является наиболее общим способом представления чисел. В поле Число десятичных знаков (Decimal places) диалогового окна Формат ячеек (Format Cells) введите число, показывающее количество цифр, отображаемых справа после запятой (рис. 14.2). Чтобы задать способ отображения отрицательных чисел, в списке Отрицательные числа (Negative numbers) выделите необходимый вариант. Флажок Разделитель групп разрядов (Use 1000 Separator ()) позволяет отделять группы тысячных разрядов в числах. |
123.45 1.234 |
| Денежный (Currency) * | Используется для вывода денежных значений. Данные в столбце выравниваются по десятичной точке. Каждые три разряда отделяются друг от друга. Можно задать точность представления числа (количество десятичных знаков) и символ валюты. Отличительная особенность формата – возможность отображения отрицательных величин другим цветом и без знака минус. | 1 234.00р. |
| Финансовый (Accounting) * | Используется для выравнивания денежных величин в таблице по разделителю целой и дробной части. | 123р. |
| Процентный (Percentage) | Обеспечивает представление числа в сотых долях единицы в соответствии с установленным количеством десятичных знаков и со знаком % (процент). Числа большие 1 автоматически вводятся как проценты; а числа, меньшие 1, преобразуются в проценты умножением на 100. Например, после ввода чисел 10 или 0.1 в ячейке отобразится 10%. В правом столбце этой таблицы показано, как отображается число 0.1234. Чтобы быстро перейти к отображению числа в виде процентов, нажмите кнопку Процентный формат (Percent Style) на панели инструментов Форматирование. Чтобы все числа преобразовывались умножением на 100, в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options) и на вкладке Правка (Edit) сбросьте флажок Автоматический ввод процентов (Enable automatic percent entry). |
12.34% |
| Дробный (Fraction) | Отображает числа в виде обыкновенной дроби. | 3/10 |
| Экспоненциальный (Scientific) | Используется, как правило, для отображения очень больших или очень маленьких чисел. | 2.3e+07 |
| Дата (Date) | Вводится в различных форматах. В качестве разделителя может использоваться дефис или точка, например, Фев.01 или 05.07.01. Excel хранит даты, использует систему отсчета дат, начиная с 1 января 1900 года. Определяется количество дней, прошедших с этого дня до указанной даты. Вычисление даты в числовом формате см. главу 16, раздел "Использование функций". | 14.03.04 |
| Время (Time) | Отображается в любом из часто встречаемых форматов. В России используется 24-часовая система. 12-часовая система содержит обозначения AM или РМ, где "AM" или "А" указывает на время суток от полуночи до полудня, а "РМ" или "Р" указывает на время суток от полудня до полуночи. Время Excel хранит в виде дроби, определяемую, как доля суток, отсчитываемую от 0 часов. | 1:30 РМ |
| Текстовый (Text) | Отображает символы так, как они вводятся не зависимо от их содержания. | |
| Дополнительный (Special) | Используется для отображения почтовых индексов, номеров телефонов, табельных номеров. | 123456 |
| Все форматы (Custom) | Формат определяется пользователем. |
* Отображение содержимого ячеек форматов Денежный и Финансовый определяется настройками операционной системы Windows, сделанными в окне панели управления.