Справочник "Сотрудники"
Назначение справочника
Справочник "Сотрудники" используется для хранения всей необходимой информации о сотрудниках фирмы, требующейся для ведения бухгалтерского учета, учета налогообложения физических лиц, ЕСН и для начисления заработной платы.
Справочник также используется для ведения аналитического учета по счетам:
- 69.1 "Социальное страхование";
- 69.2 "Пенсионное обеспечение";
- 69.3 "Медицинское страхование";
- 79 "Расчеты по оплате труда";
- 71.1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях";
- 71.2 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте";
- 73.1 "Расчеты по предоставленным займам";
- 73.2 "Расчеты по возмещению ущерба";
- 73.3 "Расчеты по прочим операциям".
Справочник имеет трехуровневую иерархическую структуры. Это означает, что элементы (сотрудники) могут группироваться в группы и подгруппы. Группы, как правило, это расчетчики заработной платы, а подгруппы – папки по направлениям деятельности. Например, если фирма ведет четыре вида деятельности: оптовая торговля, розничная торговля, сервисное обслуживание, транспортные перевозки, а зарплату начисляют два расчетчика: "Расчетчик1" и "Расчетчик2", то надо создать две группы "Расчетчик1" и "Расчетчик2". Внутри группы "Расчетчик1" можно создать две подгруппы: "Розничная торговля" и "Транспортные перевозки", а внутри группы "Расчетчик2" – "Оптовая торговля" и "Сервисные услуги". Информация о сотрудниках непосредственно будет вводиться в подгруппы соответственно направлениям их деятельности.
Ввод данных
Для вызова справочника откройте окно "Справочники" нажатием соответствующей кнопки вверху экрана и в открывшемся меню нажмите кнопку "Сотрудники". Перед вами откроется список элементов справочника "Сотрудники". Первоначально этот список пустой. Нажмите кнопку 
на командной панели для ввода элемента или кнопку 
для ввода группы. Если в фирме имеется несколько расчетчиков, то введите, столько групп, сколько расчетчиков. Каждая введенная группа будет помечена слева желтым квадратиком со знаком "+". Если в фирме несколько направлений деятельности, то введите для каждого расчетчика папки с теми направлениями деятельности, по которым он начисляет заработную плату.
Войдите в группу расчетчика (для этого щелкните мышью на желтом квадратике слева от группы). Вы окажетесь внутри группы (вместо желтого квадратика со знаком "+" слева от группы будет высвечиваться символ открытой книжки. Введите все папки направлений деятельности, используя кнопку на командной панели. После ввода всех папок для всех расчетчиков можно приступать к вводу непосредственно элементов справочника. Выберите расчетчика и папку направления деятельности, с которого вы начнете ввод информации о сотрудниках. Щелкнув мышью на строке "Новый", вы откроете окно ввода элемента справочника. Если вы ведете учет заработной платы в другой программе, то установите константу Учет заработной платы во внешней программе в значение "Да". При этом перед вами откроется окно с двумя кнопками-закладками вверху экрана "Общие сведения" и "Прочее".
Если значения константы "Учет зарплаты во внешней программе" установлено "Нет", то перед вами откроется окно с пятью кнопками-закладками вверху экрана: "Общие сведения", "Начисление з/пл", "Налоги и отчисления", "Начальные данные", "Прочее".
Рассмотрим реквизиты всех закладок.
Нажмите кнопку (закладку) "Общие сведения" и введите реквизиты:
- "ИНН" – ИНН сотрудника;
- "ФИО" – фамилия, имя, отчество сотрудника;
- "Должность" – должность сотрудника;
- "Подразделение" – подразделение, в котором работает сотрудник. Реквизит периодический.
Это означает, что необходимо установить (кнопкой внизу справа) дату начала действия значения реквизита, дату, начиная с которой сотрудник числится в указанном подразделении, и только после этого кнопкой выбора выбрать в справочнике "Подразделения", который уже заполнен, подразделение, в котором числится сотрудник, например, "Бухгалтерия".
