Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Office 2003

Сортировка данных

В этой главе вы познакомитесь cq следующими вопросами, связанными с анализом данных:

• сортировка данных;
• использование списков в качестве баз данных;
• анализ и аппроксимация данных;
• сводные таблицы и консолидация данных.

Excel позволяет упорядочить данные, приведенные в таблице, в алфавитно-цифровом порядке по возрастанию или убывания значений. В зависимости от выполняемой работы требуется сортировка различных данных. Например, при работе со списком товаров желательно отсортировать их по названиям, при выборе товаров в определенном ценовом диапазоне – в порядке возрастания или убывания их цены. Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа. При сортировке алфавитно-цифрового текста Excel сравнивает значения посимвольно слева направо. Например, если ячейка содержит текст " И100", Excel поместит ее после ячейки, содержащей запись "И1", и перед ячейкой, содержащей запись " ИИ".

Текст, в котором есть числа, сортируется в следующем порядке:

Пустые значения всегда ставятся в конец вне зависимости от направления сортировки.

Для сортировки строк по возрастанию данных в одном столбце укажите ячейку в сортируемом списке и нажмите кнопку По возрастанию. По умолчанию в таблице элементы в выделенном поле сортируются по алфавиту в возрастающем порядке (от А до Я). Числа сортируются от меньшего к большему. Если объект находится внутри одной строки или столбца, то вместе с данными Excel 2003 сортирует и объекты.

Сортировка денных по нескольким полям

Стандартные средства Excel позволяют одновременно сортировать записи по трем полям.

Если сортируемый список окружен со всех сторон пустыми ячейками, то достаточно установить курсор в одну из ячеек. Последовательность сортировки полей выбирается в диалоговом окне Сортировка диапазона в раскрывающихся списках Сортировать по (Sort by), Затем по (Then by), В последнюю очередь, по (Then by) (рис. 18.1). Расположенные рядом с каждым списком переключатели по возрастанию (Ascending), п o убыванию (Descending) позволяют задать направление сортировки.

Переключатель Идентифицировать поля по (My list has) можно установить в следующие положения:

• подписям (No header row) – исключает первую строку с названиями столбцов из сортировки и позволяет работать с полями по их названиям;
• обозначениям столбцов листа (Header row) – если в сортируемом диапазоне первая.строка не содержит названий столбцов.

Рис. 18.1. Задание условий сортировки

Для проведения сортировки в особом порядке, например по месяцам: январь, февраль, март и т.п., нажмите кнопку Параметры. При необходимости можно установить флажок, позволяющий принять во внимание регистр букв. Можно также выбрать направление упорядочения: сверху вниз или слева направо.

При необходимости сортировки по четырем и более полям следует выполнить несколько последовательных сортировок. Чтобы не терять результаты предшествующей сортировки, необходимо вначале выполнить сортировку по последним трем ключам, а затем по самому первому.