Создание таблицы с помощью мастера
Ключевое поле
Одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице, называется первичным ключом. Ключевое поле позволяет избежать возникновения ошибок при вводе данных, так как они в этом поле не могут повторяться. В качестве ключевого поля можно использовать идентификационный номер, присваиваемый гражданам налоговой службой, серия и номер паспорта сотрудника. Ключевое поле может содержать число или последовательность символов, позволяющих идентифицировать каждую запись и избежать дублирования. Ключевое поле используется для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.
Первичный ключ не может содержать пустых значений (Null) и всегда должен иметь уникальный индекс. В любой таблице желательно иметь одно или несколько ключевых полей. Значение Null означает, что в поле нет никаких данных, например, потому, что они неизвестны. Значение Null нельзя приравнивать к строке, содержащей пробелы.
В специальном поле Счетчик (AutoNumber) каждой записи присваивается уникальный для этого поля номер, который автоматически увеличивается с каждой новой записью (см. ниже раздел "Создание или изменение ключевого поля"). Его можно использовать для нумерации записей по порядку.
Составной ключ (composite primary key) представляет собой комбинацию из нескольких полей. Он используется в тех случаях, когда невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении "многие ко многим" (см. ниже раздел "Связи между таблицами в базе данных").
Данные ключевого поля используются для индексирования таблицы, что ускоряет поиск и обработку информации. Если не задана сортировка таблицы, то записи располагаются по значению ключа. При включении новых записей или удалении старых записи таблицы не перемещаются, изменяется только местоположение каждого индекса. Первичный ключ используется для связывания одной таблицы с другой.
Если поставить переключатель в положение Пользователь определяет ключ самостоятельно (No, I'll set a primary key) (рис. 23.13), то в следующем окне в раскрывающемся списке Выберите поле с уникальными для каждой записи данными (What field – will hold data that is unique for each record?) укажите ключевое поле (рис. 23.14). Положение переключателя в этом окне определяет, какие данные будут использоваться в ключевом поле:
- Последовательные числа, автоматически присваиваемые каждой новой записи (Consecutive number Microsoft Access assigns automatically to new record) – Access вводит возрастающие с каждой записью числа автоматически.
- Числа, вводимые пользователем при добавлении новых записей (Numbers I enter when I add new records) – пользователь вводит для каждой записи только числовые значения.
- Сочетание чисел и букв, вводимое пользователем при добавлении новых записей (Numbers and/or letters I enter when I add new records) – пользователь вводит для каждой записи как числовые, так и символьные значения.
Рис. 23.14. Выбор ключевого поля и используемых в нем данных